5S – Simpelt og enormt slagkraftigt!
Det er interessant at se hvor simple ting kan være. Et eksempel er 5S. Så simpelt og stadig enormt slagkraftigt!
5S stammer fra Japan og står for:
1. Seiri = Sorter. Skelne væsentlig (beholde) fra uvæsentligt (smide væk/arkiv)
2. Seiton = System i tingene. Skab én markeret plads til alle ting. Sæt tingene på plads
3. Seiso = Systematisk rengøring. Rengøring som en del af vedligeholdelsesaktiviteter.
4. Seiketsu = Standardiser. Synlige information og standarder + lave metoder der sikre at standarder overholdes.
5. Shitsuke = Selvdisciplin. Standarder skal overholdes og løbende forbedres.
Dansk Lean Forum anbefaler
- Flexkom Lean Akademi: Lean Kursus, Lean Uddannelse – Lean Administration, Lean Produktion, Lean Manager m.fl. (nyt vindue) >
- Download GRATIS Lean-værktøjer til Lean Administration og Lean Produktion (nyt vindue) >
>
De fem 5′er i Lean administration
1. Sorter er nødvendig for at afgøre hvad der skal befinde sig på en arbejdsplads. Dette er baseret på “hvad der sker på den enkelte arbejdsplads”. Sortering skal ske på skriveborde, reoler, filsystem, arkivrum, kontorreskaber mm.
Sortering kan foregå på alle former for arbejdspladser – produktion, administration, service, it-systemer mm.
2. System i tingene refererer til arbejdspladsen igen. Alle ting skal have en plads inden for rækkevidde af den arbejdende person. Ingen unødvendige bevægelser. Dette forbedrer også ergonomien. I IT-systemerne skal filstrukturen standardiseres og forenkles så alle kan finde frem til de rette dokumenter – hurtigt. En test af filstrukturen kan gøres ved, at bede en kollega om at finde et bestemt dokument (som ikke anvendes dagligt) på 30 sek. Er dette ikke muligt er medarbejderen enten ikke trænet – eller også er filstrukturen ikke gennemskuelig! Der skal også laves system på reoler, i arkivrum osv.
3. Systematisk rengøring er strengt nødvendigt for at kunne udføre en opgave godt. Rengøring gælder både skriveborde, tavler, kontorer, arkivrum - men også i elektroniske dokumenter og systemer.
4. Standardiser henfører til standardisering af det nye niveau. Sådan skal arbejdspladsen se ud – fysisk og systemmæssigt! Ofte gennemfører virksomheder interne audits på evnen til at fastholde 5S-niveauet
5. Selvdisciplin er den vigtigste og samtidig den absolut sværeste disciplin i 5S. Selvdisciplin betyder at 5S nu ikke længere fastholdes og forbedres pga. chefen eller audits, men fordi medarbejderne efterspørger 5S. Dette kræver vedholdenhed. Dette skal dog ikke tolkes negativt, da alle i organisationen ønsker den bedst mulige arbejdsplads. Heraf kommer begrebet “Løbende forbedringer” eller på japansk Kaizen, som det 5. princip i Lean-filosofien.
Fordele ved 5S i administrative processer
Er man i stand til at opnå et højt niveau af 5S, får man en række fordele:
- Bedre ergonomi. Arbejdspladserne er uden unødvendige værktøjer og andre ting. Rækkeafstande er minimerede.
- Kvaliteten hæves. Med 5S sikres det, at de nødvendige dokumenter og informationer altid er til rådighed. Dermed sikres det, at arbejdet altid udføres med de rigtige værktøjer og at gentagelsesarbejde minimeres. Før 5S havde man måske tendens til lige at lave et dokument fra bunden, fordi man ikke kunne finde det i systemet.
- Tidsbesparelse. Uden 5S vil medarbejdere bruge tid på at lede, søge, blive frustrerede, ringe rundt osv. Med 5S skal alle blive enige om udseendet af en arbejdsplads. Dermed standardiseres det hvor ting og værktøjer skal stå og hvor de skal gennem i systemet.
“5S virker overalt”
Slutteligt skal det bemærkes, at 5S virker over alt…ja endda derhjemme!!!
Læs flere indlæg om 5S i administration på Dansk Lean Forum >
Dansk Lean Forum anbefaler
- Flexkom Lean Akademi: Lean Kursus, Lean Uddannelse – Lean Administration, Lean Produktion, Lean Manager m.fl. (nyt vindue) >
- Download GRATIS Lean-værktøjer til Lean Administration og Lean Produktion (nyt vindue) >
God fornøjelse med 5S!
Dansk Lean Forum
Af Mikkel Smith, Flexkom
Flexkom – Lean kurser, Lean værktøjer, Lean konsulenthjælp >
Dansk Lean Forum
