Hvad er en “forbedringstavle” (også kaldet “problemløsningstavle”)?
En forbedringstavle er en struktureret måde at arbejde med medarbejdernes forslag til forbedringer. Tavlerne kan anvendes i alle former for virksomheder og på alle niveauer i organisationen.
Helt enkelt kan en tavle eksempelvis opbygges så den indeholder tre steps:
Brainstorm > Prioritering > Plan
“Brainstorm” indeholder et felt til post-its hvor teamet kan hænge alle de forslag til forbedringer de har. Det kan også være forslag afledt af problemer de oplever i hverdagen. Forslag grupperes herefter og gengangere fjernes.
“Prioritering” indeholder et felt der er opbygget med “effekt” og “indsats” på to akser. Teamet skal så flytte post-its over i denne matrix og definere hvor stor en effekt det vil have at gennemføre det enkelte forslag og hvor stor en indsats det vil kræve.
“Plan” indeholder plads til et antal igangværende opgaver. Det er vigtigt at gruppere de igangværende opgaver så man ikke sætter for mange store opgaver/projekter i gang. Så drukner processen. Man kan eks. køre med “3 lette forbedringer” og “2 projekter”. Teamet vælger hvilke forslag der skal igangsættes, udpeger ansvarlige og fastlægger deadlines. Nu er det synligt for hele teamet hvad der arbejdes med og hvem der er ansvarlig.
Ovenstående er et eksempel. En forbedringstavle bør altid tilpasses virksomhedens kultur, måde at arbejde på og mål med processen.
Hvad er alternativet til at arbejde struktureret med forbedringer?
Kører man ikke en struktureret problemløsning eller forbedringer i en virksomhed, vil mange medarbejdere konstant føle frustration over, at de har mange forslag, men intet sted at aflevere dem. Når de så endelig får dem afleveret til chefen eller en tekniker, ja så bebrejder de siden hen denne person for, ikke at have løst problemet. Men personen får måske 20 af sådanne henvendelser hver dag.
Mange virksomheder har postkasser stående. Eksempelvis i kantinen. Tavler reducere barrieren for at komme med forslag og uddelegerer prioriteringsopgaven og i mange tilfælde også opgaven med at udføre forbedringerne.
Værre er det, når virksomheder belønner medarbejdere for at komme med forslag. For hvor mange virksomheder kan håndtere mange forslag? Hvor mange virksomheder har ressourcer til at prioritere mellem mange forslag? Hvor mange virksomheder har ressourcer til at give feedback til de enkelte forslagsstillere?
Med en forbedringstavle vælger teamet selv, hvad der skal arbejdes med og det synliggøres for alle.
Kaizen – løbende forbedringer – det femte princip i Lean
Problemløsningstavler eller forbedringstavler er et struktureret værktøj til opnåelse af løbende forbedringer – eller i Lean kaldet ”Kaizen”. Kaizen handler om, at man løbende skal forbedre virksomhedens processer. Læs mere om det femte princip – og de øvrige principper i Lean.
Læs mere om Kaizen – og se Flexkoms Kaizen-figur i dette indlæg på Dansk Lean Forum >
Download gratis Lean-værktøjer her (åbner i nyt vindue) >
Læs også
Derfor går det galt med løbende forbedringer >
Dansk Lean Forum anbefaler
- Flexkom Lean Akademi: Lean Kursus, Lean Uddannelse – Lean Administration, Lean Produktion, Lean Manager m.fl. (nyt vindue) >
- Download GRATIS Lean-værktøjer til Lean Administration og Lean Produktion (nyt vindue) >
Af Mikkel Smith
Flexkom – Lean konsulenthjælp, kurser og download af værktøjer (inkl. hjælp til en Kaizen-tavle)!
Dansk Lean Forum
