Når snakken falder på Lean i administrationen – så kan man ikke undgå at snakke emails, telefoni, kalender og møder!
Med udgangspunkt i de traditionelle 8 typer spild i administrationen, så falder snakken ofte på brugen af emails, telefoni, kalender og møder. Der er tale om stærke værktøjer til at drive en effektiv virksomhed, men der er også tale om værktøjer der sagtens kan misbruges og som ofte indeholder masser af spildtid.
Læs også mere om de 8 spildtyper i Lean Administration >
Respekt for de mange små forbedringer >
Udgangspunkt i de 8 spildtyper i Lean Administration!
Hvis vi linker spild i emails, telefoni, kalender og møder med de 8 spildtyper (de relevante):
Ventetid:
- Hvor ofte holder I møder, hvor folk ikke møder til tiden? Hvor ofte sidder der medarbejdere og spilder tiden på at vente?
- Hvor ofte kommer kolleger for sent til et møde, fordi to møder var booket helt op af hinanden? Uden mulighed for at nå frem til tiden og foretage en mental omstilling og forberedelse.
- Hvor ofte afbrydes møder (ventetid) fordi en mødedeltagere besvarer et opkald eller sms?
Unødvendige bevægelser og forstyrrelser:
- Hvor ofte ringer man og forstyrrer en kollega, når det kunne have ventet til næste dag? Der bør sendes en email hvis ting kan vente – så en kollega ikke forstyrres.
- Hvor ofte bliver der telefonisk fulgt op på en email få timer efter at den er sendt? Der bør laves regler for svar på emails, så man kan lukke for email-programmet mens man arbejder koncentreret.
Overforædling:
- Hvor ofte sendes emails (interne) til for mange modtagere? Specielt i feltet CC?
- Hvor ofte er der flere i TIL-feltet og hvor ansvaret for opgaver i emailen ikke er klart placeret (når et ansvar placeres på to stole ender der typisk 1% på hver stol – og 98% imellem dem)?
- Hvor ofte er der inviteret for mange med til et møde – hvor de overflødige så spilder tiden – og gør mødet længere end nødvendigt?
- Hvor ofte er møder ustrukturerede og uden styring? Dvs. at møder tager for lang tid eller at man slet ikke når dagsorden på møder – og skal have ekstra møde.
Rettelser og returløb:
- Hvor ofte holder I gentagne møder med samme overskrift, fordi et møder med opgavefordeling ikke har et beslutningsreferat?
- Hvor ofte holder I gentagne møder, fordi der i mødeindkaldelsen ikke var en dagsorden så mødedeltagerne ikke var forberedte?
- Hvor ofte ringer en potentiel kunde hvor receptionen ikke kan “komme af med opkaldet”?
- Hvor ofte ringer en potentiel kunde hvor receptionen ikke stiller videre til den rette person? Kan receptionen klædes på til at tage den indledende sortering af opkald? Kan nogle opkald elimineres med god info på hjemmesiden eller på produkter?
Anbefaling for at arbejde med spildet
Anbefalingen er, at man lader udvalgte medarbejdere i organisationen definere regler for emails, telefoni, kalender og møder.
Der er garangeret flere eksempler på spild inden for emails, telefoni, kalender og møder. Skriv dem gerne i kommentarfeltet til inspiration! Tak.
God fornøjelse 
Dansk Lean Forum anbefaler
- Flexkom Lean Akademi: Lean Kursus, Lean Uddannelse – Lean Administration, Lean Produktion, Lean Manager m.fl. (nyt vindue) >
- Download GRATIS Lean-værktøjer til Lean Administration og Lean Produktion (nyt vindue) >
- Kursus i Lean Administration & Service – Introduktionskursus 2 dage (nyt vindue) >
- Kursus i Lean Produktion – Introduktionskursus 2 dage (nyt vindue) >
- Lean Manager uddannelse med 10 ECTS-point (nyt vindue) >
Af Mikkel Smith
Flexkom – Lean konsulenthjælp, kurser, gratis download af Lean-værktøjer!
Dansk Lean Forum
