Skab flow med Lean mellem administrative processer og produktion

Hvornår har man flow mellem administrative processer og produktion?

I mange danske virksomheder sker den daglige produktion i et samspil mellem administrative processer og produktion.

Et par eksempler:

  • En virksomhed har en række standardmoduler som kunderne kan sammensætte efter behov. Når en kunde ringer, skal en udviklingsafdeling derfor sammensætte og specificere det samlede produkt, hvorefter det sættes i produktion.
  • En virksomhed er specialist i kundespecifikke produkter. Når en kunder ringer, udvikles det nye produkt og produktionen igangsættes.
  • mfl.

Behovet i danske virksomheder vil være stigende de kommende år. Standardproduktion er for dyr i Danmark og dermed øges andelen af kundespecifikke varer i Danmark. Derfor er det afgørende for danske virksomheder at optimere processerne og flowet i de enkelte processer/afdelinger og i grænsefladerne mellem disse.

Hvordan optimeres disse processer?

Igen er vi tilbage ved Lean-værktøjerne. Det handler først og fremmest om at lave en kortlægning (mapning) af det samlede nuværende flow (på engelsk “Current State Mapping”). I denne kortlægning skal man bruge en matrix med afdelinger/funktioner og tid. Herefter indsættes samtlige processer ex som post-its i denne matrix. Det vil nu fremgå hvor lang den samlede gennemløbstid er og hvor mange ansvarsskift den samlede proces indeholder. Gennemløbstiden er en meget god indikator for den mængde af spild der findes i en proces.

Den ønskede fremtidige situation

Nu laves så en tilsvarende tænkt kortlægning af det ønskede flow (på engelsk “Future State Mapping”). Man kan her tænke flere år frem eller bare kortsigtet. Det kan anbefales kun at kigge 6-12 måneder frem. Så arbejder man inden for en realistisk tidshorisont og det er mere overskueligt hvilke forbedringer man kan gennemføre på denne tid. Når den nye “future state” er opnået, laver man en ny “current state” og derudfra en ny “future state” osv. …netop som det 5. princip i Lean beskriver “Løbende forbedringer”. Uanset skal man sikre sig, at det fremtidige flow er tilpasset virksomhedens strategi.
Det er ikke let at lave det tænkte fremtidige flow, men man vil ofte få en masse øjenåbnere ved at kortlægge den nuværende situation. Der er her vigtigt at inddrage alle vigtige spillere fra organisationen.

Værktøjer til opnåelse af flow

Værktøjerne til opnåelse af den fremtidige struktur er mange. Kunsten er, at gribe efter de rigtige værktøjer tilpasset den enkelte virksomhed. Eksempler på værktøjer til opnåelse af optimalt overordnet flow er:

  • Standarder til sikring af rigtigt grundlag (minimering af tilbageløb i flow pga ringe kvalitet eller manglende info).
  • Minimering af gennemløbstider – i administrationen ved at minimere ansvarsskift, standardisering, fleksibel kapacitet mm. – i produktionen ved at minimere seriestørrelser, minimere omstillingstider, optimer varetilgang, minimere planlægningshorisont, optimere udnyttelsesgrad af flaskehalse mm.).
  • Simpel og synlig styring/planlægning.
  • Skabe træk/ordrestyret produktion i alle processer.
  • Skabe synligt og struktureret orden gennem 5S.
  • mm.
    (flere af ovenstående værktøjer er beskrevet andetsteds på denne blog)

Gevinster med flow

Hvilke gevinster kan man opnå ved at skabe flow mellem administrative processer og produktionen?

  • Kortere leveringstid, bedre leveringsevne.
  • Bedre fleksibilitet over for kunder.
  • Bedre kvalitet til kunder og færre tilbageløb i internt flow.
  • Bedre gennemskuelighed og lettere planlægning.
  • Mindre lagre og bedre cash-flow.
  • mfl.

Derfor må opfordringen være –

“Skab flow med Lean-værktøjer mellem virksomhedens administrative processer og produktionen!!!”

God fornøjelse!

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom
Flexkom – Lean kurser, Lean værktøjer, Lean konsulenthjælp >

Skriv et svar

Udfyld dine oplysninger nedenfor eller klik på et ikon for at logge ind:

WordPress.com Logo

Du kommenterer med din WordPress.com konto. Log Out / Skift )

Twitter picture

Du kommenterer med din Twitter konto. Log Out / Skift )

Facebook photo

Du kommenterer med din Facebook konto. Log Out / Skift )

Google+ photo

Du kommenterer med din Google+ konto. Log Out / Skift )

Connecting to %s