5S-værktøj i Lean Administration – Synlig og struktureret orden i administrative processer

Opdateret 11. dec. 2016

Inden du læser videre om 5S

Inden du læser videre om 5S i administration, vil vi anbefale at du læser dette indlæg. Det er vores intro til 5S, hvor vi også har samlet links til alle bloggens indlæg om 5S i administration
Introduktion til Lean og 5S >

5S – Simpelt og enormt slagkraftigt!

Det er interessant at se hvor simple ting kan være. Et eksempel er 5S. Så simpelt og stadig enormt slagkraftigt!

5S stammer fra Japan og står for:

1. Seiri = Sorter. Skelne væsentlig (beholde) fra uvæsentligt (smide væk/arkiv)
2. Seiton = System i tingene. Skab én markeret/aftalt plads til alle ting. Sæt materialer og viden “på plads”
3. Seiso = Systematisk rengøring. Rengøring som en del af vedligeholdelsesaktiviteter – dette inkluderer rengøring af filer, mails, viden, data, mapper, kontorartikler osv.
4. Seiketsu = Standardiser. Synlige information og standarder + lave metoder der sikre at standarder overholdes.
5. Shitsuke = Selvdisciplin. Standarder skal overholdes og løbende forbedres.

De fem 5’er i Lean administration

1. Sorter er nødvendig for at afgøre hvad der skal befinde sig på en arbejdsplads. Dette er baseret på “hvad der sker på den enkelte arbejdsplads”. Sortering skal ske på skriveborde, reoler, filsystem, arkivrum, emails, CRM-system (og andre IT-systemer), kontorreskaber mm. Vi anbefaler, at man starter med “fælles viden”. Dvs. ikke fokus på de individuelle skriveborde, mailbokse osv. Fælles viden = Viden andre har – eller kan – få glæde af. Denne viden – i form af filer/mails/data/referater osv. – skal være tilgængelig.
2. System i tingene refererer til arbejdspladsen igen. Alle ting skal have en plads inden for rækkevidde af den arbejdende person. Ingen unødvendige bevægelser. Dette forbedrer også ergonomien. I IT-systemerne skal filstrukturen standardiseres og forenkles så alle kan finde frem til de rette dokumenter – hurtigt. En test af filstrukturen kan gøres ved, at bede en kollega om at finde et bestemt dokument (som ikke anvendes dagligt) på 30 sek. Er dette ikke muligt er medarbejderen enten ikke trænet – eller også er filstrukturen ikke gennemskuelig! Der kan også laves system på reoler, i arkivrum osv.
3. Systematisk rengøring er strengt nødvendigt for at kunne udføre en opgave godt. Rengøring gælder både skriveborde, tavler, kontorer, arkivrum – men også i elektroniske dokumenter og systemer. Hvor hurtigt skal emails besvares? Er det tid til oprydning i filsystemet eller på sharepoint?
4. Standardiser henfører til standardisering af det nye niveau. Sådan skal arbejdspladsen se ud – fysisk og systemmæssigt! Standardiser indebærer ofte beskrivelser af eksempelvis filsystemet – hvordan gemmes, hvordan mapper, hvad skal mappe hedde, hvordan skal filer navngives osv. Mange gennemfører en form for interne audits på evnen til at fastholde 5S-niveauet
5. Selvdisciplin er den vigtigste og samtidig den absolut sværeste disciplin i 5S. Selvdisciplin betyder at 5S nu ikke længere fastholdes og forbedres pga. chefen eller audits, men fordi medarbejderne efterspørger 5S. Dette kræver vedholdenhed. Dette skal dog ikke tolkes negativt, da alle i organisationen ønsker den bedst mulige arbejdsplads. Heraf kommer begrebet “Løbende forbedringer” eller på japansk Kaizen, som det 5. princip i Lean-filosofien.

Fordele ved 5S i administrative processer

Er man i stand til at opnå et højt niveau af 5S, får man en række fordele:

  • Bedre ergonomi. Arbejdspladserne er uden unødvendige materialer og andre ting. Rækkeafstande er minimerede. Vi arbejder også med færre klik med computermusen.
  • Kvaliteten hæves. Med 5S sikres det, at de nødvendige dokumenter/data/informationer altid er til rådighed. Dermed sikres det, at arbejdet altid udføres med de rigtige data og at søgetid og returløb minimeres. Før 5S havde man måske tendens til lige at lave et dokument fra bunden, fordi man ikke kunne finde det i systemet.
  • Tidsbesparelse. Uden 5S vil medarbejdere bruge tid på at lede, søge, blive frustrerede, ringe rundt osv. Med 5S skal alle blive enige om udseendet af en arbejdsplads og opbevaring af viden/data. Dermed standardiseres det hvor ting og materialer skal stå og hvor de skal gennem i systemet.
  • Trivsel. Selv de naturlige rodehoveder kan bedst arbejde effektivt i orden.

“5S virker overalt”

Slutteligt skal det bemærkes, at 5S virker over alt…ja endda derhjemme!!!
Læs flere indlæg om 5S i administration på Dansk Lean Forum >
God fornøjelse med 5S!

5S standard Lean Administration

Eksempel på en 5S standard for Lean i administrationen

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom
Flexkom – Lean værktøjer, Lean konsulenthjælp >
Lean Kursus >

Skriv et svar

Udfyld dine oplysninger nedenfor eller klik på et ikon for at logge ind:

WordPress.com Logo

Du kommenterer med din WordPress.com konto. Log Out / Skift )

Twitter picture

Du kommenterer med din Twitter konto. Log Out / Skift )

Facebook photo

Du kommenterer med din Facebook konto. Log Out / Skift )

Google+ photo

Du kommenterer med din Google+ konto. Log Out / Skift )

Connecting to %s