Meget spildtid på kontorer – Lean Administration – eksempler

Opdateret 11. jan. 2017

Alt for meget banalt spild på kontorer

I min egenskab af konsulent kommer jeg rundt i mange administrative miljøer i mange forskellige brancher. Fælles for dem alle er, at der findes en del spildtid som i høj grad kan betegnes som banalt. Hvad mener jeg med banalt? Der er tale om spildtid som vi på ingen måde har hverken tid elle råd til at udføre i danske virksomheder – og indsatsen der skal til at fjerne spildtiden er minimal i forhold til effekten. Dog skal man ikke undervurdere de mange vaner der skal ændres for at komme noget af det til livs!

Hvorfor har vi banalt spildtid?

Jeg oplever desværre ofte, at forbedringer i danske virksomheder skal hedde “Projekt” og have et “minimumsbudget på 10.000 kr.” for at blive betragtet som en “værdig opgave”. Med andre ord så skal der være substans i en opgave for at vi gider at løfte den.
Desværre.
For hvis vi tog Lean-brillerne på, trådte op i kundens sko og gik en tur i vores egen organisation. Så ville vi falde over mange eksempler på spild som ikke fjernes med et projekt til min. 10.000 kr. Nej her er tale om banalt spild som ofte fjernes ved hjælp af eks. 5S, procedurer, regler og en stor portion disciplin.

Eksempler på banalt spildtid #1: Møder

Den absolut værste synder er møder. Lad os bare dvæle lidt ved møder. Hvor forekommer spildtid eksempelvis ved møder:

  • Mødeindkaldelser uden en dagsorden. Dvs. at deltagerne ikke kan vurdere om de bør deltage (og derfor siger de ja) og deltagerne kan ikke forberede sig på mødet (så vi risikerer som minimum at skulle holde 2 møder over emnet).
  • For mange til møder. Vi indkalder dem vi plejer og dem vi mener skal være med. Men hvorfor ikke kun indkalde beslutningstagerne – og informere de øvrige? Kunne man eks. overveje at starte alle møder med at ridse formål og dagsorden – for så at afholde “frit lejde” (man må forlade mødet hvis man kan nøjes med referatet).
  • For lange møder. Der indkaldes ofte til én time – hvor vi kunne have nøjes med ½ time. Bør man overveje stående møder eks. ved beslutningsmøder?
  • Mødedisciplin. Skal der siges mere?
  • Svag opstart på møder. Mange møder starter med IT-opsætning (projektor, IT-problemer, ventetid på PC osv.). Så går der small-talk i den og denne skal afsluttes inden vi starter. Burde alle møder slutte 5 min. før tid, så mødelederen for det næste møde kan nå at gøre IT klar? Derudover vil det give mødedeltagere med møder i halen på hinanden en chance for at komme til tiden.
  • Dårlige møder. Fordi møder er uden god mødeledelse bruger vi for lang tid på small-talk, vi disponerer tiden forkert, vi følger ikke agendaen, vi overholder ikke tidsplanen, vi accepterer at møder afbrydes af telefoner og at nogle tjekker emails osv. Derudover betyder dårlig mødeledelse at alle skal deltage i hele mødet. Men måske kunne punkterne tages i en rækkefølge, så deltagerne forlod mødet undervejs.
  • Beslutningsreferat. Hvor ofte har I mødtes en ekstra gang, fordi der var tvivl om ansvarsplaceringen?

Ja, møder er faktisk en ekstrem tidrøver.
Lad os regne lidt på den banale spildtype.
En organisation med 50 funktionærer. Hver funktionær kan spare 30 min. på møder hver dag (meget konservativt). Det er 5.000 timer om året eller ca. 700 mandedage! Potentialet er ofte noget større.

Eksempler på banalt spildtid #2: Søgetid

Et andet eksempel.
Vi spilder alt for meget tid på et lede efter filer, informationer, emails, papirer, kolleger, mapper osv. Jeg estimerer ofte at vi bruger ca. 30 min. om dagen på at lede. De 30 min. fordeler sig i små bidder over dagen. Men tænk over hvor ofte du leder efter et ledigt mødelokale til næste møde, leder efter en fil, en mail osv.
Regnestykket ud fra ovenstående lille “case” er det samme = 700 mandedage!
Lad mig give et konkret eksempel (desværre fra en produktion…men tankevækkende). En virksomhed med 5 medarbejdere per skift og 5 skift har kørt 5S. Men fast plads til kuglepenne…det er for lavt at synke. Men det viser sig at hver medarbejder leder efter en kuglepen ca. 10 gang per skift. Det tager i gennemsnit 30 sek. at finde en kuglepen.
5 medarbejdere på 5 skift, som hver bruger 300 sek. på at lede efter kuglepenne per skift…det giver over 200.000 kr. om året (v. 500 kr./time)!

Eksempler på banalt spildtid #3: Afbrydelser

Det sidste eksempel på basalt spild er afbrydelser.
Hvad koster en afbrydelse? Man siger at en afbrydelse i et koncentreret stykke arbejde koster 20 min.
Har du tænkt over hvor ofte du bliver afbrudt i løbet af en arbejdsdag?
Vi bliver afbrudt på mange måder:

  • Vores egne afbrydelser. Mange arbejder med to skærme i dag – ofte én til mails og én til arbejde. Hvilket betyder at vi konstant lurer om der er mails…og afbrydes! Har vi ikke to skærme bliver vi måske afbrudt af en lille pop-up “du har fået mail” (og vi kan ikke lade være med at klikke). Vi bliver også afbrudt af et rodet skrivebord. Vores øje flakker over bunkerne og vi kaster os rundt imellem opgaverne (og efterlader dem halvfærdige…).
  • Vi afbryder hinanden. Den klassiske 1) Du modtager en mail (som du ikke ser) og 2) 5 min. senere ringer afsenderen og spørger om du har set mailen… Nu har du!
  • Vi bliver afbrudt af telefonen. Det kan godt være at din kollega har brug for din hjælp. Men hvis vi sendte en email eller havde et planlagt “brandslukningsmøde” to gange om dagen, så kunne vi måske have undgået en masse unødvendige afbrydelser. Ja, vi skal ringe når det haster. Men vi skal respektere den kollega vi forstyrrer i sit arbejde.
  • Desuden afbrydes vi af hasteopgaver, møder, manglende arbejdsbeskrivelser (så vi skal til at spørge), manglende 5S (så kollegerne skal hjælpe os med at finde…), larm i kontoret osv.
  • Ledere afbrydes af mange basale henvendelser i løbet af en dag. Hvornår ferie, hvornår møde i morgen, overarbejde, kan jeg få fri osv. Kan disse afbrydelser samles fra kl. 13:00-13:30?

Hvad koster afbrydelser? Lad os bare igen være konservative og sige 30 min. i alt per medarbejder per dag. Igen 700 mandedage.

lean-administration-post-its

Lean Administration – alt for mange opgaver i gang – hvor skal man starte?

Resultatet af “banalt spild”

Ovenfor er nævnt tre af de store syndere når det gælder spild på kontorer. Resultatet er skræmmende – 2.000 mandedage i en organisation med 50 funktionærer (målt konservativt). Derudover fjerner en effektiv indsats en række kilder til irritationer og dermed forbedres organisationens trivsel markant!

Skal vi så fyres?

For det første er det vigtigt at gøre opmærksom på, at de mange timer ikke forsvinder på kort tid. De kræver en stor indsats fra alle side. Her fremkommer et væsentligt dilemma ved Lean i administrationen; at vi kræver en høj grad af involvering, ejerskab og videndeling fra alle medarbejdernes side. Det kan være svært at skabe ejerskab når resultatet kan være overskydende hænder.
Men den “nye tid” kan også bruges positivt. Fremadrettet.
Hvor mange sidder ikke med mange forbedringsforslag til deres arbejdsopgaver? Hvor mange organisationen har ikke en lang to-do-liste over projekter de gerne vil have gennemført? Her er muligheden for at få frigjort en masse stærke ressourcer til at hæve organisationens niveau. Desuden oplever mange organisationer stor sårbarhed (personafhængighed) – dette kan også afhjælpes med de ekstra ressourcer (krydstræning).
Den overskydende tid kan eks. bruges til:

  • At opsøge kunder man pt. ikke har tid til at forfølge.
  • At forbedre samarbejdet med leverandører og/eller at finde nye og bedre leverandører.
  • At forbedre nuværende ydelser og produkter. Eller at udvikle nye.
  • At udvikle bedre og mere gennemskuelige systemer til målinger og opfølgning (KPI og økonomi).
  • At forbedre de fysiske processer i virksomheden.
  • At udarbejde “best practise” – arbejdsbeskrivelser til administrationen (jeg oplever en stor grad af “variation” i administrationen (tider, ruter, løsninger, kvalitet osv.)).
  • Osv.

Min oplevelse er dog, at mange administrative medarbejdere er meget presset for tiden. Derfor kan fjernelse af det banale spild i første omgang alene være vejen til at få lidt mere luft. At få færre overarbejdstimer. At få mere overskud.

Hvordan tager vi fat i det “banale spild”?

Så “banalt” er spildet dog ikke! Ofte kræver det store ændringer i vaner. I nogle virksomheder har jeg hørt ordet “kulturrevolution” eks. om “regler for møder”.
Derfor skal indsatsen ikke undervurderes.
Svaret på hvordan I angriber det banale spild skal I selv finde. For det handler i høj grad om regler og disciplin i jeres organisation. Derfor skal I også finde det svar som passer til jer og jeres kultur. Derfra kan I altid hæve niveauet løbende. Men et par bud er et fælles sæt regler for intern kommunikation (emails, kalender, telefoni og møder) og arbejde med de 8 spildtyper i administration + en tavle til at sætte struktur på de mange forslag der vi komme ind (løbende forbedringer (Kaizen)).
Se Flexkoms bud på en igangsætningsproces via linket nedenfor (ambassadørmodel).

Links

Se Flexkoms unikke ambassadørmodel for udrulning af Lean >
Kursus i effektiv mødeledelse >
Kursus i personlig effektivitet >
Spildtid i emails, kalender, møder og telefoni >
Læs mere om løbende forbedringer (Kaizen) og download eksempler på tavler >

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith
Flexkom – Lean konsulenthjælp og gratis download af Lean-værktøjer!
Lean Kursus >

2 kommentarer

  • Poul Erik Laumann

    Vi har optimeret produktioner i mange år, men der er ikke mange der viser interesse for optimering af administrationen.
    Det betyder at ufaglærte medarbejdere i produktionen tænker på, at minimere spild og hvordan det de laver kan gøres bedre hver dag.
    Samtidig sidder der højtuddannede medarbejder i administrationen, som ikke kan gennemskue hvordan de skal optimere deres arbejdsgange. Jeg har hørt flere gange, at der udtales “sådan har vi gjort de sidste 10 år”, så har de måske lavet fejl i 10 år.

  • Hej Poul,
    Undskyld min svartid – har ikke set dit indlæg.
    Der er masser af muligheder med Lean i administrationen – det er bare at komme i gang. Udfordringerne er ofte større – som du også nævner – pga. de “få erfaringer” med forandringer og de mange vaner.
    God fornøjelse!
    Mvh
    Mikkel Smith
    Flexkom/Dansk Lean Forum

Skriv et svar

Udfyld dine oplysninger nedenfor eller klik på et ikon for at logge ind:

WordPress.com Logo

Du kommenterer med din WordPress.com konto. Log Out / Skift )

Twitter picture

Du kommenterer med din Twitter konto. Log Out / Skift )

Facebook photo

Du kommenterer med din Facebook konto. Log Out / Skift )

Google+ photo

Du kommenterer med din Google+ konto. Log Out / Skift )

Connecting to %s