De 8 spildtyper og “træk” oversat til Lean Administration

Opdateret 18. april 2016.

Spildtyperne tilpasset Lean Administration

De oprindelige 7 spildtyper i Lean stammer fra bilfabrikkerne – fra produktion. Siden har mange gjort dem til 8 spildtyper, fordi vi har tilføjet “Uudnyttet viden hos medarbejderne” som et spild (hvilket det naturligvis også er!). Andre anvender 7+2 spildtyper.
Jeg oplever at det kan være svært for administrative medarbejdere at “oversætte” de oprindelige produktions-spildtyper til deres egen hverdag. Til en administrativ arbejdsdag.
Når man som administrativ medarbejder hører ord som “overproduktion”, “lager”, “unødvendige bevægelser” og “transport” kan man naturligt nok tænke…det der “Lean” er vist ikke noget der vedrører mig.
Derfor oplever jeg, at det er vigtigt, at vi får “oversat” spildtyperne til administrative arbejdsgange.

De 8 spildtyper

De oprindelige 8 spildtyper er:

  • Overproduktion.
  • Lager.
  • Transport.
  • Ventetid.
  • Overforædling.
  • Unødvendige bevægelser.
  • Rettelser og fejl.
  • Uudnyttet viden hos medarbejderne.

Du kan læse mere om de 8 spildtyper i andre indlæg på Dansk Lean Forum.
Se eksempelvis disse indlæg:
De oprindelige 8 spildtyper i administration >
Brainstorm på brugen af spildtyperne i administration >
Spildtid i brugen af emails, telefoni, møder og kalender >
De 8 spildtyper i produktion >

Hvordan skal de 8 spildtyper tilpasses?

Overordnet kan man tilpasse spildtyperne på 2 måder:

  • Ved at sætte andre ord på “underoverskriften”  for de oprindelige spildtyper. Det vil jeg anbefale at gøre hvis man eks. allerede anvender de 8 oprindelige spildtyper i egen produktion. Det er en stor fordel at anvende de samme 8 spildtyper i hele organisationen.
  • Ved at evaluere de 8 overskrifter på spildet. Altså finde ord som passer bedre til administration. Endnu bedre hvis de nye spildtyper også passer til produktion (hvis man har produktion i eget hus) og de øvrige funktioner i virksomheden.

Andre ord på de oprindelige spildtyper

Jeg vil gerne understrege at de oprindelige spildtyper sagtens kan bruges i administrationen = at det samme spild findes i de administrative arbejdsgange.
Kunsten er blot at finde ord på spildtyperne som relaterer til administration.
Eksempler:

  • Overproduktion = Færdiggøre eller videresende en opgave/mail/mødeindkaldelse som modtageren ikke er klar til. Lave noget som ikke er efterspurgt af en intern eller ekstern kunde (forekommer ofte i administration).
  • Transport = Unødvendige overleveringer og ansvarsskifte. Unødvendige returløb. Unødvendige godkendelser. Unødvendige kontroller.
  • Lager = Fyldte indbakker (emails, skrivebord). Utilgængelig viden (bunker, mails, C-drev og i hoveder på folk). Håndtering af transaktioner i bunker (serier).
  • Unødvendige bevægelser = Unødvendige afbrydelser. Unødvendige forstyrrelser. Opgaver der ikke løses/afsluttes mens de er “varme”. For mange igangværende opgaver og projekter. Møder uden agenda og god mødeledelse. Møder uden referat.
  • Osv.

Nye ord på spildet

Jeg har oplevet stor succes med at finde nye og bedre ord for spildet i danske organisationer. Spildtyper som også vedrører de administrative funktioner.
Nedenfor ser du en tilpasset version, som faktisk har vist sig at passe til næsten alle jobs i danske organisationer – kørende personale, lager, produktion, sælgere…og ikke mindst de administrative arbejdsgange som mange har i deres daglige arbejde.
I forhold til de oprindelige spildtyper finder du her eks. “Afbrydelser”. Jeg oplever afbrydelser som en markant spildtype i alle jobtyper. Vidste du at en afbrydelse i et koncentreret stykke arbejde koster op til 20 min.?
De tilpassede spildtyper  med “administrative forklaringer”:

  • Unødvendige processer og informationssøgning: Dobbelt arbejde, ekstra kontrol, mangel på ”automatisering” af standardopgaver, opgaver der ikke løses mens de er ”varme”, søgning efter informationer mm.
  • Transport og ansvarsskifte: Unødvendig transport af data, information, opgaver osv. imellem processer og afdelinger. Unødvendige ansvarsskift. Usikker ansvarsfordeling.
  • Ventetid og ubalance: Medarbejdere der venter på information, svar, godkendelse, kolleger (møder) o.l. Ubalance der skaber uhensigtsmæssig udnyttelse af medarbejdere – nogle har travlt og andre har ikke.
  • Overservicering: Opgaver, analyser, præsentationer, projekter mm. der forædles ud over kundens behov. Unødvendige deltagere, møder, emails, detaljer, informationer og analyser. Underservicering – ikke godt nok.
  • Bunker og lager: Opgaver eller information der ligger stille i en mailbox, på et skrivebord eller mellem afdelinger og som derfor ikke tilfører værdi. Opgaver, viden, data og information som ikke er tilgængelig.
  • Fejl, returløb og ustabilitet: Sortering, rettelser, returløb eller fejl i forbindelse med opgave.Ustabilitet (variation) i form af kvalitet, ruter, løsninger, tider osv.
  • Afbrydelser: Unødvendige afbrydelser i form af arbejdsmetoder, forstyrrelser, telefoner, kolleger, ændret plan/prioritering, hasteopgaver og tidsmangel. Jeg kalder dem ofte også “unødvendige jobskifte”.
  • Uudnyttet viden: Mangel på brug af medarbejdernes forslag, kompetencer og ønske om ansvar. Mangel på videndeling, feedback og best practise. Mangel på kendskab til nøgletal. Evt. mistet mersalg.

Visuel fremstilling af de nye 8 spildtyper til administration:

Hvis du vil se teksten til de nye 8 spildtyper i produktion, så kan disse downloades gratis i en powerpoint præsentation på http://www.flexkom.dk (under Lean Produktion > 8 spildtyper > sidste slide i præsentationen).

“Træk” oversat til administration

Et andet element i Lean hvor administrative medarbejdere godt kan undre sig er begreberne tryk og træk.
Tryk i produktion findes når vi trykker varer på et lager – i håb om at en kunde vil købe dem. Træk i produktion handler om, at vi venter med at producere til en kunde har placeret en ordre.
I administration handler træk eks. om at vi venter med at udføre en opgave til en intern/ekstern kunde efterspørger det. Men ofte starter vi opgaver og projekter som vi selv mener er fornuftige, men hvor vi reelt har glemt om en “kunde” har behov for det.
Træk handler eks. også om, at vi kun sender medarbejdere på uddannelser vi vil bruge til noget og at vi kun printer det antal “dokumenter” vi skal bruge i dag og ikke til flere uger.
I Lean-sammenhæng kan vi vel også tale om træk i form af, at Lean er drevet af hele organisationen og ikke bare gennemføres fordi ledelsen siger at vi skal.

Af Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith
Flexkom – Lean konsulenthjælp og gratis download af Lean-værktøjer!
Lean Kursus >

3 kommentarer

Skriv et svar

Udfyld dine oplysninger nedenfor eller klik på et ikon for at logge ind:

WordPress.com Logo

Du kommenterer med din WordPress.com konto. Log Out / Skift )

Twitter picture

Du kommenterer med din Twitter konto. Log Out / Skift )

Facebook photo

Du kommenterer med din Facebook konto. Log Out / Skift )

Google+ photo

Du kommenterer med din Google+ konto. Log Out / Skift )

Connecting to %s