Performance i en reparationsafdeling

Spørgsmål til Dansk Lean Forum

Flemming har spurgt om følgende:
Hej alle sammen..

Jeg har et interessant spørgsmål, som jeg håber at I kan hjælpe mig med.

Hvordan kan man måle performance i en reparationsafdeling?

Senariet er som følger:

Der repareres produkter, som er fejlet i egen produktion…
De er meget komplekse…
Der er mange muligheder for fejl…
Det er ikke altid nemt at finde (udrede) fejlen…
Det er derfor meget uoverskueligt at tid fast sætte de enkelte fejl mht. udredning og reparation…

Er der nogen her som har nogle gode ideer KPI’er?

Eller som kan henvise til viden om reparation og Lean?

På forhånd tak.

Kan du hjælpe?

Skriv en kommentar til dette indlæg, hvis du kan hjælpe Flemming!

7 kommentarer

  • Hej Flemming,

    Tak for dit spørgsmål.

    Det er bestemt ikke let at lave gode KPI’er for en sådan funktion. Jeg tænker, at hvis afdelingen også leverede “ud af huset”, så skulle den udarbejde tilbud på opgaver. Som et bilværksted o.l.
    Derfor kan I teknisk set overveje, at betragte afdelingen som en “særskilt afdeling med egen økonomi”.
    Det kunne eks. håndteres som følge:
    Når der opstår en fejl eller et behov for en reparation, skal I eller “kunden” altid udfylde en “opgaveseddel”. Denne seddel skal bl.a. indeholde det forventede tidsforbrug, leveringstidspunkt mm.
    I skal så køre en timeregistrering på hver opgave.
    Den vurderede tid på opgaven, kan sammen med tidsregistreringen, danne basis for en KPI omkring performance.
    En anden KPI kan selvfølgelig være, hvor gode I er til at vurdere en opgaves omfang. Hvor præcist I “gætter”. Med tiden vil I forhåbentlig opleve, at I bliver bedre til at ramme rigtigt.
    Desuden kan en KPI være kundefeedback på opgaver (leveringstid, løsning, kvalitet, opfølgning, information mm.).
    Et par inputs!

    God weekend

    Mvh
    Mikkel Smith

  • Hej
    Kan man tillade sig at tænke lidt alternativt, og tænke over at I egentlig får noget nyttigt ud af varer fra en anden funktions spild.
    Hvis man følger den tråd kan I jo kigge i retning af at definere sparet spild pr. medarbejder. Dvs. hvis varens pris er = 0 kr. når I får den til rep. Så kan den sælges til en given pris. Den omsætning generer I i afdelingen.
    Så kan du behandle din afdeling som et cost center med egne succesfaktorer ud fra værdiskabelse pr. medarbejder. Det kan måles i kr.
    Altså din egen lille virksomhed.

    Et andet synspkt. er måske mere lean tænkende. Hvordan hjælper I produktionen til at undgå disse ekstraomkostninger. Laver I f.eks statistik over hyppigst forekommende fejl. Og hjælper den fejludførende afdeling med EPL/SOP. Bidrager I til at design/PTA undgår at lave komplekse og svært udførlige handlinger ud fra jeres erfaringer.
    Mulighederne er mange men det overordnede mål må være at nedbringe spildet. Og jeres KPI bør supportere den strategi. Derfor er den samlede værdikæde interessant og jeres KPI synes jeg ikke kan være en stand alone KPI. Stand alone KPI’er kan være farlige fordi de fører til suboptimering.

    Det var mine inputs.

    Mvh
    Flemming Nørgaard

  • Hej Flemming,

    En vigtig Lean-KPI for jeres reparationsafdeling er også, hvor gode de er til at holde produktionen i gang.
    Dvs. hvor godt de understøtter udnyttelsesgraden af specielt flaskehalse i produktionen.
    Det kan både være på reparationer (brandslukning).
    Men også på forebyggende vedligehold eks. foretaget i pauser/planlagte stop.

    Som Flemming Nørgaard skriver, så skal KPI’erne understøtte minimering af spild i jeres værdikæde. En KPI på “ikke planlagte stop i produktionen” må være af væsentlig betydning for en rep-afdeling.

    God uge!

    Mvh
    Mikkel Smith
    Flexkom

  • Hej Mikkel og Flemming,

    tak for Jeres hurtige feedback.

    Jeg burde måske nok have nævnt, det drejer som produktion af elektronik, hvor fejl af forskellige årsager kan være vanskelige at undgå.

    Vi arbejder naturligvis løbende med sikring af processerne, men produkterne er komplekse.

    Produkterne har en væsentlig værdi så de skal repareres såvidt det er muligt.

    Produktionen går såvidt ikke i stå, da der ligger en mindre buffer. Men tanken er bestemt at de skal køre som FIFO…. så bufferen ikke bliver nødvendig på sigt.

    Fejlene findes i forskellige tests undervejs og resultere derfor i et behov for fejlfinding og evt. reparation.

    Der er mange forskellige typer af fejlmuligheder med forskellige tidsforbrug og det vil vel nærmest være det sammen, som at blande pære, bananer og æbler når nogle gode KPI’er skal bestemmes.

    Mvh.

    Flemming

  • Hej Flemming,

    Aha. Ikke en vedligeholdelsesafdeling 🙂

    Flemmings input med at nedskrive produkternes værdi til 0 når de modtages i rep er nok svaret på noget af det.
    Dvs. at så kan få en “salgspris” og sammenligne denne med “tilgåede ressourcer”.
    Hvis det er for voldsomt med en total nedskrivning, kan I vælge en procentvis nedskrivning eller måske en differentieret nedskrivning (eks. afhængig af fejlkoder i produktionen).

    Dette vil også danne grundlag for at definere en målsætning. Per tilgået time skal der ske en værditilvækst på X kr. Hvis dette er brugbart, vil det helt sikkert være godt med en differentieret nedskrivning, så målingen er fair – ikke bare over året, men også i den planlægning og KPI.
    Når I har jeres målsætning for tilgået værditilvækst, kan I trække det over på en planlægningstavle. For nu kender I værdien af produktet ved modtagelse og I kender sikkert også jeres mulige salgspris. Så nu kan I planlægge hvor lang tid den pågældende rep bør tage.

    Ovenstående vil give – helt eller delvist – svar på følgende KPI’er:
    – Tjek om rep overhovedet kan betale sig – og på hvilke produkter (og evt. også ved hvilke fejltyper).
    – Tjek om produktiviteten holdes.
    – Tjek om leveringstider overholdes – hastighed på rep.

    Derudover kan KPI’er eks. være:
    – Kvalitet ud af afdelingen (den tjekker I nok ved rep – men en god måling kunne være “rigth first time”).
    – Læring så I kan vejlede produktionen således, at de bliver i stand til at reducere antallet af fejl?

    God fornøjelse!

    Mvh
    Mikkel Smith
    Flexkom

  • Hej…

    jeg har tænkt over jeres forslag. Men jeg synes det er svært at omsætte dem til praktisk brug – sådan operativt.

    Det med at nedskrive værdien bliver svært, for der er som sagt et hav af muligheder for fejl. At værdisætte dette er mindst lige så stor en opgave, som tid fastsætte samme.

    Vi kan måske beslutte et punkt, hvor rep ikke længere kan betale sig og produktet må betragtes som tabt.

    Altså at undgå at smide gode penge efter dårlige… Men det er jo nok ikke det som I mener – vel? Måske har jeg ikke forstået jeres budskab rigtigt.

    En leveringstid kan nok også besluttes og måles på.

    Kvaliteten kan helt sikkert måles, inklusiv det om antallet af rep inden produktet er ok.

    Man kan også opsætte et mål for mange produkter som må ligge i kø før rep….

    Det jeg mangler lidt er et målepunkt, som kan fortælle mig, reparatørerne yder det forventelige. Akkurat som hvis måler på outputtet på en produktionslinje.

    Dette synes være lidt af Gotisk knude, som muligvis ikke kan løses… Men skulle der være nogen som hjælpe mig lidt på vej vil det være super! £;O)

    Det skal siges at vi løbende arbejder med minimering af fejlmuligheder og holdningsbearbejdning af reparatørerne, operatørerne mm.

    På forhånd tak.

    Flemming

  • Hej Flemming,

    Jeg tænker fortsat, at den med nedskrivning kan være vejen frem.

    Vedr. dine punkter.

    Du nævner, at I har mange fejlmuligheder og at I derfor vil bruge meget tid på nedskrivningsprocenter. Der kan I enten opstille eks. 3 niveauer – eks. 15% for forudsigelige fejl, 30% for usikre fejl og 50% for analysefejl. Alternativt kan I blot nedskrive alle produkter med fejl til 0. Men ved at bruge procenter, får du også et mere retvisende billede af, hvor meget værdi afdelingen tilfører.

    Når et produkt så forlader afdelingen igen, så opskriver I værdien igen. Så kan du tage værditilførslen og dividere med tilgåede ressourcer. Denne værdi vil være dit billede af, om der arbejdes effektivt. Det er reelt underordnet om værdien viser 100 kr. eller 500 kr. Du får et sammenligningsgrundlag ift. om der sker en positiv eller negativ udvikling i produktivitet.

    Der er selvfølgelig faldgruber ved denne model.
    – Kan I overhovedet vurdere graden af fejl på et elektronikprodukt inden I har kigget nærmere på det?
    – Der kan fuskes med procenter, så “produkter med småfejl” nedskrives som “analysefejl” og her kan der så ske en stor værditilførsel på kort tid.
    – Der skal stemples på ordrer og her kan der også “fuskes”.

    Men du søger, at måle på en svær målbar proces, som du også skriver. Og der kan gøres flere forebyggende ting ved faldgruberne.
    Jeg tror, at du kan finde en rimelig retvisende måling ud fra ovenstående.

    Men lad os høre om andre har gode bud!

    Mvh
    Mikkel Smith
    http://www.flexkom.dk

Skriv et svar

Udfyld dine oplysninger nedenfor eller klik på et ikon for at logge ind:

WordPress.com Logo

Du kommenterer med din WordPress.com konto. Log Out / Skift )

Twitter picture

Du kommenterer med din Twitter konto. Log Out / Skift )

Facebook photo

Du kommenterer med din Facebook konto. Log Out / Skift )

Google+ photo

Du kommenterer med din Google+ konto. Log Out / Skift )

Connecting to %s