Værdistrømsanalyse (VSA/VSM) i Lean Administration

Opdateret 9. dec. 2016

VSA, Værdistrømsanalyser, Value Stream Mapping, Kortlægning af værdistrømme/værdikæder, VSM osv.

Ja, kært barn har efterhånden fået mange navne! Du kender sikkert ét eller flere af ovenstående udtryk. Men har du prøvet at kortlægge en værdistrøm? At udføre en værdistrømsanalyse giver et fantastisk overblik over en proces. Typisk finder man MEGET spild – eller forbedringsmuligheder!
Se nederst i indlægget hvor du kan downloade en gratis vejledning – så er du i gang om lidt!

Lean Administration – Værdistrømsanalyse – Kaizen-event

Læs her et indlæg om gennemførsel af en værdistrømsanalyse i administration som en ugelang Kaizen-event.

Billeder fra en værdistrømsanalyse

Værdistrømsanalysen via svømmebaner. Hver svømmebane repræsenterer en interessent eller en funktion i flowet.
I en virksomhed er det eks. kunde, salg, kundeservice, produktion, indkøb osv. Eller det kan være salgsbehandling, fuldmægtig, jurist osv. i et offentligt flow. Alle arbejdsgange og flow kan kortlægges på denne måde! Det kan være alle flows i sygehuse/hospitaler, skoler og universiteter, hos ejendomsmæglere og i handelsvirksomheder! Så helt sikkert også noget for dig!

De brede gule post-its er funktionerne/personer. De grønne post-its er processen som den gennemføres i dag. De blå er stop/ventetider undervejs. De gule er returløb. De røde er forslag/problemer/ideer undervejs.

Lean Administration Værdistrømsanalyse via svømmebaneprincippet

Lean Administration Værdistrømsanalyse via svømmebaneprincippet

En prioriteringsmatrix. Her sættes ideerne fra VSA’en på og vurderes på indsats og effekt. Dette sikrer, at man tager fat i de rigtige forbedringsforslag først.

Prioriteringsmatrix fra en værdistrømsanalyse

Prioriteringsmatrix fra en værdistrømsanalyse

En “MCT” (Manufacturing Critical-path Time). Bruges til at finde den samlede procestid ift. kø/ventetid. Her vil man ofte se, at procestiden måske kun er 4-5 dage, mod en samlet køtid på måske 50 dage. Det viser, at det er kø- og ventetid som man skal reducere, for at få den samlede gennemløbstid reduceret. MCT anvendes typisk kun, hvis én af udfordringerne er lang gennemløbstid.

MCT - Kritisk tidstrappe fra en værdistrømsanalyse

MCT – Kritisk tidstrappe fra en værdistrømsanalyse

Handlingsplanen – ud fra prioriteringsmatrixen:

Handlingsplan fra en værdistrømsanalyse

Handlingsplan fra en værdistrømsanalyse

Future State
Efterfølgende tegner man ofte det fremtidige flow – hvis de valgte opgaver gennemføres. Det fremtidige flow beskrives, så der efterfølgende kan evalueres på succesraten.

Forløbet ved en værdistrømsanalyse

Anbefalet forløb ved en værdistrømsanalyse:

  • Skab tryghed i organisationen. Det er afgørende for succes, at organisationen føler tryghed ved Lean og værdistrømsanalyser. Hvis jeg er utryg vil jeg typisk også holde viden om processer og flow tilbage. Jeg vil ikke save den gren over, som jeg sidder på.
  • Træn organisationen i kundeværdi og spild. Skab et fælles afsæt for at lave forbedringer. Det skal ikke mindst sikre, at alle har samme agenda under en værdistrømsanalyse. Der kan være mange agendaer – bevare eget arbejde, bevare det antal medarbejdere jeg har i afdelingen osv. Målet er, at skabe mere værdi for kunderne – og at reducere antallet af aktiviteter som ikke skaber værdi. Brug de 8 spildtyper (kan downloades på flexkom.dk).
  • Tag de lavthængende frugter først. Hvis organisationen i forvejen er stresset, så vent med at lave værdistrømsanalyser. Så er det bedre at tage de helt “lavthængende frugter”. Mange af de små ting som irriterer medarbejderne vil komme frem ved brainstorm på de 8 spildtyper. Det kan være unødvendige møder, unødvendige forstyrrelser og afbrydelser, det kan være mange returløb fordi ting ikke er afsluttet når de sendes videre osv. Det er vigtigt at skabe luft i organisationen til de større forbedringer. Så gennemfør de mange små forbedringer, så alle medarbejderne har luft til de større forbedringer. Fasthold evt. fokus på de små løbende forbedringer via en Kaizen tavle – Læs mere om Kaizen
    (du kan også se eksempler på tavler på flexkom.dk: Udseende Kaizen-tavle).
    Man kan også vælge at starte med en værdistrømsanalyse. Også i dette tilfælde anbefales det, at starte med de “lavthængende frugter”. At alle forslag ikke bare handler om “de andre” og “IT” sikres bl.a. via fokus på spildtyperne. At man prioriterer de “lette” forbedringsopgaver sker ved, at man prioriterer forslagene fra værdistrømsanalysen i en prioriteringsmatrix (se billede).
  • Lav en “current state” værdistrømsanalyse. Brug eksempelvis værktøjet “Brown paper med svømmebaner” som på ovenstående billede. Læs nedenfor hvem der bør deltage. Undervejs i kortlægningen vil I finde mange forbedringsforslag. Undlad at problemløse på dem undervejs. Sæt dem på som ideer – og gå videre. Når I har afsluttet kortlægningen kan I bruge indsats vs. effekt til at vurdere hvilke af ideerne der skal arbejdes videre med (prioriteringsmatrix). Lav en handlingsplan på disse.
  • Lav evt. en “future state”. Jeg skriver bevidst “evt.” for det er ikke “et krav”. Hvis jeres current state viser mange forbedringer, så kan I vælge bare at tage disse først. Man laver typisk en future state for at tænke ude af boksen. Nogle kalder det også for “drømmescenariet”, “rejsen til mars” o.l.
  • Efter en “rejse til mars” bør man laver en mere realistisk 6 måneders kortlægning (max. 12 mdr.). Den skal binde current state og drømmescenariet sammen, så det bliver realistisk. Nu kender I visionen – hvor er I realistisk om 3, 6 eller 12 måneder? Lav en handlingsplan til at nå målet.
  • Lav en ny værdistrømsanalyse igen på det samme flow (om 4-12 måneder) – find nye forbedringer – gennemfør osv.

Processen – hvem skal deltage?

Jeg oplever, at mange vælger at lave en VSA via følgende proces:

  • En intern/ekstern konsulent interviewer og observerer.
  • Konsulenten laver en VSA. Gerne på en PC.
  • Konsulenten laver det optimale flow.
  • Konsulenten præsenterer det optimale flow for medarbejderne. Her vil typisk være stor modstand. Hvorfor skal vi arbejde på den måde? Jeg er ikke enig i, at vi kan undvære den og den proces! Du har glemt at… Det flow kan kunderne ikke acceptere! osv.
  • Der indgås et kompromis og alle går nogenlunde tilfredse fra mødet…

Dette flow kan ikke anbefales, men kan være nødvendigt pga. geografi, interessenternes tilgængelighed og tid, interessenternes villighed til at deltage (eks. hvis de kun sporadisk er involveret) osv. Hvis man vælger denne tilgang skal huske, at afsætte ekstra tid til implementeringsprocessen.

Når I har valgt en proces der skal kortlægges, kan følgende proces anbefales:

  • Udpeg de vigtigste interessenter. Det kan være én fra hver af de implicerede afdelinger. Medarbejdere med “fingeren på pulsen”. Gerne også deres ledere. Husk ikke at tage hensyn til medarbejdernes forandringsparathed i udvælgelsen. Det er et stærkt signal i organisationen også at have “modstandere” og mere konservative medarbejdere med i processen.
  • Lav værdistrømsanalysen.
  • Undervejs vil deltagerne komme til erkendelser i forhold til spild, unødvendige returløb, optimeringsmuligheder osv. Det sker fordi de deltager, ser lyser og tager ejerskab.
  • Implementeringsprocessen kører nu uden markante problemer!

Formlen bag denne proces er:
Kvalitet x Accept = Effekt
I den første proces går vi ud fra, at kvaliteten af løsningen er 100% (optimal), men organisationen accept er kun 50%. Dvs. at effekten kun ender på 50%.
I den anden proces er kvaliteten af løsningen måske kun 80%, men accepten er 100%. Dvs. at effekten ender på 80%!

Man kan naturligvis kombinere de to metoder i samme værdistrømsanalyse. Det kan være, at man interviewer de sekundære interessenter til et flow og tager de primære interessenter med i en workshop.

Hvad kan kortlægges?

ALLE FLOWS! Alle flows i en organisation kan og bør kortlægges. Det er lige fra de store projekt- og ordreflows til mange mindre flows. Så det er lige fra “ansættelse af en medarbejder”, “fra ansættelse til den nye medarbejder kan arbejde (skrivebord, pc, adgangskoder mm.)”, “kundeoprettelse”, “tilbudsgivning”, “varenedlæggelse”, “projektforløb”, “studieoptag”, “sagsbehandling”, “møder”, “månedsrapporter” osv. osv. osv….

Download en gratis vejledning

Download en gratis vejledning i at udføre værdistrømsanalyser/kortlægninger i både administration/service og produktion >

Af Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom

Skriv et svar

Udfyld dine oplysninger nedenfor eller klik på et ikon for at logge ind:

WordPress.com Logo

Du kommenterer med din WordPress.com konto. Log Out / Skift )

Twitter picture

Du kommenterer med din Twitter konto. Log Out / Skift )

Facebook photo

Du kommenterer med din Facebook konto. Log Out / Skift )

Google+ photo

Du kommenterer med din Google+ konto. Log Out / Skift )

Connecting to %s