5S på kontorer/i administration (Lean Administration)

Opdateret 20. nov. 2015.

5S er velafprøvet i produktionen

5S er i mange år forsøgt implementeret i mange produktioner. Mange af dem heldigvis med succes.
Og der er faktisk ikke forskel på hindringerne for succes, når vi kigger på implementering af 5S i hhv. produktion og administration.
Når vi kigger på produktion kan det eksempelvis hindre når vi skal have de ”naturlige rodehovederne” med, når vi skal lægge en niveau som motiverer – og ikke skræmmer – alle i organisationen, når vi skal fastholdelse og når det er tid til løbende udvikling af niveauet.
Vi har de samme udfordringer, når 5S skal implementeres på kontoret.

5S i administration/på kontoret

5S i administration er desværre mange steder endt, som det vi i Flexkom kalder ”Glansbillede” 5S. Dvs. at man kigger på skriveborde, reoler, opslagstavler og så handler det mest om at skabe en arbejdsplads der ser godt ud, mere end om at reducere søgetid. Og hvis vi kigger på konsekvensen ved denne form for 5S, så er det at rodehovederne flytter deres bunker ind i et skab. Og nu har vi så reelt skabt mere spild. For nu skal bunken hentes frem fra skabet – og ikke bare ligge foran medarbejderen på skrivebordet. Og det er heller ikke lettere at være kollegaen, som skal finde noget i bunkerne, mens kollegaen er på ferie.
Målet med 5S er ikke et glansbillede – men reduceret søgetid – og tilgængelig viden!
Læs mere om 5S i administrationen – kosmetik eller effekt.

Eksempel på et skrivebord hvor viden er svært tilgængelig :-)

Eksempel på et skrivebord hvor viden er svært tilgængelig 🙂

Hvor skal man starte med 5S i administration?

Et godt sted at starte er omkring ”fælles viden” – frem for de individuelle skriveborde. Altså, hvor der er fælles mapper, papirer, filer, data, hjælpeværktøjer (kontorartikler – hulmaskine, printere), fælles arealer, mødelokaler, køkken. Altså, hvor man ikke peger på de individuelle medarbejdere og deres skriveborde, men på vores ”fælleskøkken”. For selv det kan de naturlige rodehoveder godt forstå. Og det er let at ”sælge” ind til alle, for alle kan godt se spildet i de mange grænseflader.
Det er dog også vigtigt at pege på de individuelle skriveborde, C-drev og mailbokse. For når vi snakker fælles viden, så må man ikke have noget liggende, som andre venter på. Dvs. at vi ikke ”angriber rod” – men ”angriber mangel på adgang til fælles viden”. Altså må der godt ligge noget på skrivebordet, mailboksen osv. Der må bare ikke ligge noget, som andre venter på…
Så er det vigtigt, at viden/filer/dokumenter bliver korrekt arkiveret – gjort tilgængelig!

Hvorfor denne fokus på rodehovederne?

Når vi introducere 5S, så vil de naturlige ordensmennesker straks se værdien. Det halter mere med de naturlige rodehoveder.
Ordensmenneskerne tænker: Hold kæft det er på tide at vi tager fat i dette…
Og de naturlige rodehoveder vil tænke: Skal vi arbejde…eller rydde op…? Nu må de bestemme sig…
Da der kun skal ÉN medarbejder til at ødelægge et godt 5S-system, så er det vigtigt at vi får alle med. Derfor skal der defineres en standard – et fælles bundniveau – som alle kan forstå.

5S standarder

Det afgørende sted at starte er, at definere standarder for 5S. Hvis man eks. starter med fælles viden. Så skal man definere en standard for denne fælles viden. Der skal være en standard for, hvordan man arkivere filer, gemmer papirer… hvordan man gør viden tilgængelig på alle fronter.
Hvis man fortæller om 5S foran 20 funktionærer, så har de 20 forskellige opfattelser af 5S. Derfor er en standard – et fælles bundniveau vigtigt. Man må gerne ligge over standarden – men bare ikke under.
Hvem skal så definere denne standard?
Det skal et mix hold af medarbejdere. Spørger I medarbejderne – så er det kun de naturlige ordensmennesker, der melder sig. Men de vil lægge niveauet for højt. Så I skal sørge for, at I også får nogle af de naturlige rodehoveder med!
Hvor kan man så have 5S-standarder? Man kan have én overordnet standard, der dækker det hele. Man kan også vælge, at have flere standarder. Eks. for filsystemet, data, mapper/reoler, arkivrum, fælles mailbokse, mødelokaler, printerrum osv.
Eksempel på en generel 5S-standard for administrationen:

Eksempel på en 5S standard for Lean i administrationen

Eksempel på en 5S standard for Lean i administrationen

Eksempel på en specifik standard for filsystemet

Eksempel på en specifik standard for 5S i administrationen

Eksempel på en specifik standard for 5S i administrationen

Implementering af 5S

Skal vi så tage 2-3 dage ud af kalenderen og rydde op? Nej. Det anbefaler vi ikke. For det indeholder en fare for, at 5S bliver et oprydningsprojekt. Og mange starter også deres Lean-rejse med 5S. Og pludselig forbindes Lean med ordet oprydning. Men 5S handler ikke om at rydde op – men om at holde orden. Derfor anbefaler vi følgende proces
1) Intro af 5S til organisationen. Evt. med et 5S spil (LINK til LK.dk/spil)
2) Fastlægge standarder for 5S.
3) Fastlægge en 5S tavle (som en Kaizen tavle). Med forslag – prioritering og få igangværende opgaver (med loft på antallet af igangværende opgaver).
4) Derfor ugentlige møder, hvor vi spiser elefanten i små bidder. Så laver vi reolen i hjørnet den første uge, dele af filsystemet i anden uge, arkivrummet i 3. uge osv.
På den måde bliver 5S en løbende proces. Også en mental proces, hvor vi får alle med.
Der kan være situationer, hvor det er godt med 1-2 dage til at få ryddet op. Men pas på med at I også skal have noget, som fastholder processen efterfølgende.
Eksempel på en simpel 5S fokustavle:

Eksempel på en simpel 5S tavle - til opgaver og opfølgning

Eksempel på en simpel 5S tavle – til opgaver og opfølgning

Eksempel på en Kaizen-tavle – som også kan have fokus på 5S

Eksempel på en Kaizen-tavle i Lean Administration - som også kan have fokus på 5S

Eksempel på en Kaizen-tavle i Lean Administration – som også kan have fokus på 5S

5S fastholdelse og udvikling

Fastholdelse og udvikling af 5S sker ikke mindst via regelmæssige 5S-møder (ved tavle i afdelingen). På en Kaizen-tavle kan I desuden vælge, at have én opgavelinje som hele tiden skal omhandle 5S.
Desuden bør jeres standarder for 5S hele tiden være levende.
Pas på med deciderede audits. Det bliver ofte ”pege fingrer” – og en form for 5S-politi. Hvis I laver audit, så sørg for at holdet består af et hold af medarbejdere fra alle afdelinger. Desuden skal audit så blive en hjælp og benchmarking – mere end blot point.

Pas på med unødvendig sortering – lav intelligent 5S

Meget af 5S i administration peger på papirer/mapper og filsystem. Mange bruger så en masse tid på sortering og oprydning af disse. Men det kan være spildtid!
Kig ikke mapper igennem. Sæt dato på mapperne. Og har de ikke været i brug om 1-2 år…ud!
Ryd ikke op i filsystemet. Kun hvis I har et næsten perfekt filsystem. Men er der meget rod, så lav et nyt filsystem! Og flyt de filer over som I bruger. Om 6 måneder – resten i arkiv! Begynd ikke på at åbne alle filer for at se, om I anvender den pågældende fil.

Læs mere om 5S

Links til mere om 5S
Hovedsiden om 5S på Dansk Lean Forum >
Kursus i 5S i produktion >
Kursus i 5S i administration >
Køb et 5S Lean spil >

Af Dansk Lean Forum

Indlæg skrevet af Mikkel Smith, Flexkom

Lean Kursus

Flexkom – Lean konsulent

Skriv et svar

Udfyld dine oplysninger nedenfor eller klik på et ikon for at logge ind:

WordPress.com Logo

Du kommenterer med din WordPress.com konto. Log Out / Skift )

Twitter picture

Du kommenterer med din Twitter konto. Log Out / Skift )

Facebook photo

Du kommenterer med din Facebook konto. Log Out / Skift )

Google+ photo

Du kommenterer med din Google+ konto. Log Out / Skift )

Connecting to %s