VSA/VSM Kaizen-events/sprint – værdistrømsanalyser i Lean Administration (11/2017)

Opdateret 4. nov. 2017

Værdistrømsanalyser i Lean Administration

Værdistrømsanalyser handler om, at kortlægge en arbejdsgang for en given proces. Det kan handle om studieoptag, ordreflow, ansættelse af medarbejdere, indkøb af PC til en medarbejder, fakturering, møder, produktudvikling osv. Alt kan kortlægges.
Når vi I Flexkom arbejder med værdistrømsanalyser i administration, så anvender vi det man kalder “svømmebaner”. Andre kaldet det “brown paper”. Men for os er det sidste blot et stykke papir – svømmebaner siger mere om metoden.
Årsagen til at vi ikke anvender den traditionelle “Value Stream Mapping” metode fra Lean Produktion er, at vi ikke ønsker at kigge på lagerniveauer, omstillingstider, detaljerede procestider mm. Det er stort set ingen administrative arbejdsgange klar til. I stedet ønsker vi at kigge efter returløb/tilbageløb, forskelligheder i metoder, ventetider, unødvendige processer, unødvendige ansvarsskifte, overservicering, personafhængighed osv. Grundlæggende kigger vi efter de 8 spildtyper i Lean Administration. På den baggrund finder vi svømmebanerne meget mere relevante.
Her et udpluk fra en svømmebaneanalyse (værdistrømsanalyse). De kan være mange meter lange…

Udpluk fra en Værdistrømsanalyse (VSA/VSM) - Lean Administration

Udpluk fra en Værdistrømsanalyse (VSA/VSM) – Lean Administration

Kaizen-event/sprint på en værdistrømsanalyse


Kaizen er et Lean-ord for ændring til det bedre. Og når vi så døber det Kaizen-event, så handler det om en fokuseret ændring til det bedre. Altså et fokuseret nedslag på en proces – men en hurtig forbedring til følge. Nogle kalder det for Kaizen-blitz.

I Flexkom har vi døbt det en Kaizen-sprint. Eller en værdistrømsanalyse-sprint. På en spint kortlægger vi ikke blot processen: Vi gennemfører faktisk også reelle forbedringer. På den måde bliver Lean ikke et tungt projekt, men en hurtig og effektiv proces.

Vi har gennemført sprints fra 3 timer og op til 5 halve dage. Varigheden afhænger af processens omfang og ambitionsniveauet. Uanset varighed ser vi altid markante resultater – blot via de “lavthængende frugter”.

En sprint over 6 timer (én dag) kan eks. se ud på følgende måde:

  • 2 timers kortlægning af et flow (man når langt på 2 timer)
  • 1 times prioritering af forbedringsforslag og valg af dem der skal gennemføres
  • 2½ times arbejde med de konkrete forbedringer
  • ½ times præsentation af det nye flow inkl. plan for fastholdelse og opfølgning

En sprint over en uge kan eks. se ud på følgende måde:

  • Mandag (eks. kl. 11-16): Kortlægning af det nuværende flow, finde forbedringsområder, beregne spildet. Fokus er alene på de “lette forbedringer”. Dvs. de forbedringer der kan gennemføres inden på fredag. I Flexkom bruger vi altid “svømmebanediagram” til værdistrømsanalyser af administrative flows.
  • Tirsdag (eks. kl. 11-16): Lave det fremtidige flow. Lav handlingsplan. Beregn effekt. Fra tirsdag middag påbegyndes arbejdet med forbedringerne.
  • Onsdag eftermiddag: Arbejde med forbedringer.
  • Torsdag eftermiddag: Arbejde med forbedringer.
  • Fredag eftermiddag: Afslutte og præsentere resultatet for ledelsen og andre kolleger.
  • Fra om mandagen bør det nye flow være oppe at køre. Der kan være enkelte fysiske hindringer, men der må ikke gennemføres flere forbedringer. Kun afslutninger af opgaver + evt. træning.
  • Billede fra en sådan event – til højre “current state” – til venstre “future state”:
Billede fra en Lean Værdistrømsanalyse i Lean Administration - gennemført som en Kaizen-event

Billede fra en Lean Værdistrømsanalyse i Lean Administration – gennemført som en Kaizen-event

Hvad er potentialet med en sprint?

Hvad er så potentialet med de lette forbedringer? Og hvorfor tager vi ikke også IT-forbedringerne med?
Først og fremmest så ser vi, at potentialet er stort. Typisk reduceres procestiden med minimum 20% og gennemløbstiden med minimum 50%. Derudover bliver flowet mere rettidigt (eks. godt ved ansættelser, deadlines eks. for regnskab o.l.) og servicen til kunderne kan også forbedres.
Og så er der også en stor gevinst i at opnå “best practice” på arbejdsopgaver. Dels fordi man nu kan udvikle og forbedre flowet sammen som hold – og ikke som individ. Og også fordi at evt. IT-forbedringer nu kan gennemføres på en ensartet proces – og ikke en medarbejderspecifik proces. Og med de lette forbedringer sikrer man også, at man ikke laver en IT-løsning på en proces, som reelt kan skæres væk…det er set!
Derfor bør man starte med de lette forbedringer.
Så kan man fint tage de tungere forbedringer på et senere tidspunkt.

Hvem skal/bør deltage i en sådan Kaizen-event/sprint/blitz

Værdistrømsanalyser bør gennemføres af ledere og medarbejdere. Uden kendskab til processen i detaljer, så finder vi ikke det reelle spild. Så et udvalgt hold af medarbejdere – eks. én fra hver afdeling – bør deltage. Derudover skal lederne være tæt på processen – følge den over ugen.
Involvering af medarbejderne giver ikke blot det rette flow – men også ejerskab til løsningen.

Forudsætninger for succes

Det svære ved ovenstående proces er, at vi beder medarbejderne om at finde spild – som reelt kan gøre dem overflødige. Derfor kræver succesfulde VSA’er tryghed i organisationen. Ellers “holder jeg kæft”. Det er ledelsens ansvar, at skabe og sikre denne tryghed – i det omfang den kan gives.
Desuden skal lederne bakke markant op om processen og de medarbejdere der gennemføres VSA’en. De skal ikke frygte kollegers reaktion bagefter. Det skal ledelsen sikre.
Og så kræver succesfulde VSA Kaizen-events opfølgning på alle events. Dette skal sikre, at vi måler på flowet – og bliver ved, indtil at det nye flow er stabiliseret – og vi er sikre på, at det nye flow er fastholdt.
God fornøjelse!

Links

Læs mere om værdistrømsanalyser.

Dansk Lean Forum

Indlæg skrevet af Mikkel Smith, Flexkom

Skriv et svar

Udfyld dine oplysninger nedenfor eller klik på et ikon for at logge ind:

WordPress.com Logo

Du kommenterer med din WordPress.com konto. Log Out / Skift )

Twitter picture

Du kommenterer med din Twitter konto. Log Out / Skift )

Facebook photo

Du kommenterer med din Facebook konto. Log Out / Skift )

Google+ photo

Du kommenterer med din Google+ konto. Log Out / Skift )

Connecting to %s