Trivselsmåling – Medarbejdertilfredshed – Måling hver uge inkl. action (6/2017)

Opdateret 9. juli 2017

Ugentlig måling – og action på – trivsel!?

Kan man måle på trivsel – og foretage action herpå – hver uge?
Ja!
Og i Lean er det oplagt, at kombinere det på Kaizen forbedringstavlerne – og lade trivsel være en del af Kaizen-møderne.

Eksempel på måling af medarbejdertrivsel på en Kaizen-tavle

Eksempel på måling.

Foto viser en typisk Kaizen-tavle med mål, forbedringsforslag, prioritering, opgaver og opslag. Det ekstra er feltet med de mange magneter. Her måles trivslen hver uge via farvede magneter.

Eksempel på en klassisk Kaizen-tavle

Eksempel på en klassisk Kaizen-tavle

Zoom på trivselsdelen. Før hvert møde flyttes en grøn, gul eller rød magnet over til højre side af feltet.

Trivselsmåling på en tavle - eksempel

Trivselsmåling på en tavle – eksempel

Den fysiske proces er:

  • Inden hvert kaizen møde (hver uge) skal medarbejderne markere deres trivsel med én af de 3 farver (kan også bare være grøn eller rød)
  • Sidste punkt på hvert møde er kommentarer fra de røde, kommentarer fra de gule og kommentarer fra minimum én grøn

Den reelle proces er derudover:

  • Det er vigtigt, at alle gule og røde markeringer og kommentarer bliver taget seriøst. Det betyder bl.a. at alle har et medansvar for, at der kommer forbedringsforslag ud fra de gule og røde magneter.
  • Her spiller lederen en stor rolle – bede om – og opfordrer til forbedringsforslag ud fra trivselskommentarerne på mødet. Og hvis der så ikke kommer noget – så påpege det. Lederen må selvfølgelig også komme med forslag.
  • Et god idé er her, at ordstyreren på mødet omgående skriver medarbejdernes kommentarer til trivsel på forslagssedler/posts-its. Så bliver kommentarerne ikke glemt, men omgående omsat til forslag til næste Kaizen møde. Det virker! Så lytter vi til medarbejdernes feedback/trivsel – og gør noget ved punkterne!

Regler for måling af medarbejdertrivsel i en Lean proces

Der bør laves nogle regler for målingen af medarbejdertrivslen. Eksempler:

  • Der er tale om en arbejdsrelateret måling af trivsel. Det private bør holdes udenfor. Men reelt smelter de to ting selvfølgelig sammen. Og ofte kan man også hjælpe med dårlig trivsel på den private front. Hvis en kollega eks. er stresset på hjemmefronten, så giver det anledning til arbejde med best practice, krydstræning og udjævning af arbejdsbelastningen.
  • Og så må man naturligvis altid gå til nærmeste leder. Mødet ved tavlen er ikke det eneste sted, hvor man kan udtrykke sin trivsel.
  • Den viden som leder og kolleger får om en kollegas trivsel, må på ingen måder misbruges eller føre til mobning. Det er set!
  • Kritiske punkter fra målingen må ikke efterlades i mere end eks. 3 dage. Dvs. at hvis der kommer noget ”slemt” på tavlen, så er det ikke sikkert at det kan håndteres på stedet pga. tid i kalenderen. Men så skal lederen indkalde til møde inden for 3 dage hvor det skal tages op.
  • Røde og gule magneter skal/bør føre til forbedringsforslag.
  • Brok i løbet af ugen > på tavlen. Hvis det ikke kan siges i trivselsprocessen – så drop det! Lav gerne reglen, at “Hvad der ikke kan siges – eksisterer det ikke”!
  • Det vigtigste er ikke magnetens farve – det vigtigste er, at det bliver sagt!
  • Så længe en medarbejder ikke har sat en magnet på tavlen og kommenteret denne – så er det medarbejderens eget problem. Så snart man har nævnt en problemstilling, så er det alles ansvar at gøre noget ved det.

Krav til succes

Målingen kræver stor tillid i gruppen.
Pas på med at måle på resultatet af trivslen. Hvis man eks. giver 3 point til grøn, 2 til gul og 1 til rød. Så kan et måltal på eks. 2,6 (gennemsnit) føre til, at man ikke tør markere sin reelle trivsel. Og det er jo ikke målet!

Man bør måske overveje ikke at bruge ordet “trivsel” – måske mere “arbejdsrelateret temperaturmåling”, “ugens humørbarometer”, “ugens feedback”, “ugens kommentarer” eller bare “arbejdstemperaturen”?

Virker det?

Ja, det gør det!
Først og fremmest fjerner målingen spild! For mange gange skyldes dårlig trivsel – spild!
Et par eksempler fra den virkelige verden:

  • En medarbejder sætter en rød magnet på tavlen. Kommentar: Jeg sidder igen med valutakassen (økonomi) – men det kan vi jo ikke ændre på. Samtidigt bliver der taget notater på en post-it > forslag til næste møde. Her prioriteres opgaven og behovet for valutakassen debateres. Det ender med, at den fjernes. Dette forslag var aldrig kommet frem i en klassisk Kaizen proces.
  • En medarbejder sætter en rød magnet på tavlen. Kommentar: Jeg sidder med “kommentering af prototyer – men jeg ved, at de ikke bliver brugt”. Samme proces som ovenstående…

Vi oplever ofte, at det netop er den ugentlige trivselsmåling, som organisationen tager bedst imod. Og så understøtter målingen af trivsel også vores målsætning om, at Lean skal være win-win-win – for medarbejderne, for ejerne og for kunderne!
Og vi har dokumenterede resultater på, at den øgede fokus på trivsel hver uge også kan ses i den årlige trivselsundersøgelse!
Vi har oplevet, at den ugentlige måling reelt bliver “ringere og ringere”. Det skyldes ikke en ringere trivsel, men at grænserne for gule og røde magneter flytter sig. Folk bliver mere opmærksomme på små ting som irriterer – og som skal siges på det næste møde. Så de sætter måske en gul på for at huske det! Og det er jo også ok!

Alternativ brug af grøn, gul og rød

Mange vælger den traditionelle brug af grønne, gule og røde magneter – evt. med smileys på:
– Grøn = En god arbejdsuge. Ingen kommentarer.
– Gul = 1-2 oplevelser med spild/irritationer/? i løbet af ugen. Kommentar!
– Rød = Æv uge. Evt. højt pres eller meget spildtid. Kommentar!

Andre vælger en anden opdeling:
– Grøn = Har set spild, som personen mener at man også kan fjerne.
– Gul = Har ikke set spild en hel uge…
– Rød = Har set spild, men personen dog ikke mener kan fjernes… Kan give anledning til en god snak.

Vi har erfaring med begge ovenstående brug af farver. Den sidste målemetode er faktisk meget effektiv – og sætter tanker i gang. Man vil jo nødigt være gul…

Omvendt kan den sidste måling måske begrænse forslag som de to nævnte eksempler ovenfor. Ville man sætte en grøn eller rød på tavlen – hvis man sad med valutakassen?

Vi kalder det “ugens feedback”

Trivsel er efterhånden et slidt ord. Derfor er vi begyndt at kalde processen for ugens feedback. Har du oplevet noget, som giver anledning til feedback til dine kolleger?

Dansk Lean Forum

Indlæg skrevet af Mikkel Smith, Flexkom

Skriv et svar

Udfyld dine oplysninger nedenfor eller klik på et ikon for at logge ind:

WordPress.com Logo

Du kommenterer med din WordPress.com konto. Log Out / Skift )

Twitter picture

Du kommenterer med din Twitter konto. Log Out / Skift )

Facebook photo

Du kommenterer med din Facebook konto. Log Out / Skift )

Google+ photo

Du kommenterer med din Google+ konto. Log Out / Skift )

Connecting to %s