Lean modenhedsniveau – hvor langt er I? (6/2018)

Opdateret 8. juni 2018

Lean modenhed

En organisations modenhed i forhold til Lean er et svært begreb. I Flexkom anvender vi en model, som giver et godt overblik over de enkelte steps på en Lean-rejse. Dermed giver det også en organisation et overblik over, hvor de bør starte deres rejse mod flow, løbende forbedringer, bedre trivsel og styrket konkurrencekraft.

Hvordan ser en Lean-rejse ud?

Vi anvender en modificeret udgave af CMMI’s (Capability Maturity Model Integration) modenhedsniveauer, når vi taler om Lean-rejsen. Hvad er det for en rejse? Hvilke stop møder man undervejs?

Modenhedsniveauer

Modenhedstrappen i arbejdet med Lean

Hvor er I henne på rejsen?

De 6 modenhedsniveauer er:

  1. Kaos/ustruktureret
    Vi gennemfører vores opgaver, vi leverer til vores kunder…men det er mere held end forstand… Dette niveau kan man eks. opleve ved sygdom i afdelingen, hvis der ikke er struktur på opgavers gennemførsel eller hvis salgsorganisationen har fået besked på, at nu skal de lande en masse ordrer her sidst på måneden…
    Kendetegnende ved “kaos” er, at vi ikke kan forudsige om vi får en god eller dårlig dag. Vi har ikke det man kalder et “forudsigeligt højt serviceniveau” (predictable excellence), men lever i en verden med brandslukning, problemløsning og “fixer-kultur”.
  2. Personafhængighed
    Vi er væk fra kaos. Men vi er meget personafhængige. Det er altid dig der planlægger, dig der besøger den og den kunde/borger, dig der står for indkøb, dig der ved hvor man finder, dig der passer maskine B… Vi kender det vist allesammen.
    Niveau 2 er kendetegnet ved, at vi ikke gør ting ens, arkiverer filer/viden/materialer forskelligt osv.
  3. Best Practice
    Her har vi lavet aftaler for processer, indretning, rengøring, videndeling osv. Vi er måske fortsat sårbare, men ikke som på niveau 2.
    Det vigtige er også, at vores aftaler bliver fulgt!
    Aftaler = Standarder, procedurer, arbejdsbeskrivelser, instrukser, forretningsgange…kørt barn har mange navne!
    Husk at best practice både gælder
    – processens udførelse
    – cirka tidsforbrug
    – arbejdspladsens indretning (værktøjer, filer, viden, data)
    – mål/forventninger til leveringstid, kvalitet, kapacitet osv.
    Billedet nedenfor illustrerer meget godt, hvad Lean tænker. Vi ønsker ikke, at man frit kan vælge metoder, hvor viden arkiveres osv. Vi skal have defineret en fælles vej. Vejbredden definerer vi dog selv – nogle processer skal have frihed = bred vej – mens andre skal være mere præcise.

    Best Practice vejbredde

    Illustration af best practice – frihedsgraden i en best practice aftale skal tilpasses til den enkelte proces

  4. Problemløsning og forbedringer
    Ja, man kan godt lave forbedringer på niveau 2. Men de bliver på niveau 2. Hvis vi omvendt er enige om en proces –  og én af os kommer med et forbedringsforslag – så er det til glæde for os alle.
    Vedr. problemløsning så kræver et problem, at man har en aftalt Best Practice. Det kan eks. være et møde. Du synes, at dagsordenen er ringe udformet. Du påpeger det. Men vedkommende kan blot sige, at jeg “synes den er super udformet”. Uden en Best Practice for en god dagsorden, så kan I kun udveksle meninger…
  5. Kompetencestyring og udjævning
    Nu bevæger vi os væk fra potentiel sårbarhed (personafhængighed) og får styr på kompetencekrav og de afledte gab i forhold til vores nuværende kompetenceniveau. Det kaldes kompetencestyring.
    Derudover bruger vi kompetenceniveauet til at udjævne arbejdsbelastningen for bedre flow.
  6. Organisering
    Nu organiserer vi os efter flow, opgaver og reducerer dermed yderligere spild. I Lean taler man om “Value Streams”. Mere realistisk er det nok, at vi organiserer os efter opgaver – kaldet Q-ROC (Quick Response Office Cell)


I den enkelte organisation/afdeling kan modenhedsniveauet svinge imellem opgaver, tidspunkt på måneden/året, ved sygdom osv.

Det vigtigste budskab er, at vi skal respektere de enkelte trin. Jeg oplever mange der starter omkring trin 2. Deres næste stop er ikke forbedringer. Det er, at få lavet nogle procesaftaler. Derfra kan man forbedre. Nogle kan godt tænke, at det vil tage lang tid at få beskrevet alle vores processer – læs et tip til det modsatte – tip til hurtige procesbeskrivelser.

Lean standardisering via 15+15 princippet

Lean standardisering via 15+15 princippet

I Flexkom har vi et spil, som effektivt illustrerer effekten af at komme fra niveau 1/2 og til niveau 3. Vi tror ofte, at best practice blot er hårdt arbejde. Men der er mange gevinster ved best practice – både tid, kvalitet, trivsel, forudsigelighed, kundetilfredshed osv.

Nogle tænker så, at vi fjerner kreativitet. Vi er faktisk kreative på alle niveau – der er blot forskel på, om kreativiteten bruges på udbedring eller forbedring!

Hvad er jeres næste stop på Lean-rejsen?

74% starter på niveau 1/2

Vores indsamlede data fra undersøgelser, webinarer o.l. viser, at de fleste danske organisationer starter på niveau 1/2. Nærmere præcist er tallet 74%. Man kan spørge, hvordan der kan arbejdes med løbende forbedringer på mange danske arbejdspladser, når få af vores processer er modne nok til forbedringer. Hvis man ligger på niveau 1/2, så er første step, at få lavet en aftale for de givne processer. Derefter kan forbedringsarbejdet begynde…

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom

Skriv et svar

Udfyld dine oplysninger nedenfor eller klik på et ikon for at logge ind:

WordPress.com Logo

Du kommenterer med din WordPress.com konto. Log Out /  Skift )

Google+ photo

Du kommenterer med din Google+ konto. Log Out /  Skift )

Twitter picture

Du kommenterer med din Twitter konto. Log Out /  Skift )

Facebook photo

Du kommenterer med din Facebook konto. Log Out /  Skift )

w

Connecting to %s