Svømmebaner i værdistrømsanalyse (VSA/VSM) – Swim Lanes

Opdateret 14. april 2017

Værdistrømsanalyser i Lean Administration

Hvordan laver man værdistrømsanalyser for administrative flows? Mange anvender den samme overordnede fremgangsmåde som i produktion. En lang række af processer/steps med identificering af spild undervejs. Der er endda konsulenter, som også inkluderer “omstillingstider” imellem opgaver og lagre af opgaver. I min verden er dette alt for voldsomt et skridt for mange administrative medarbejdere. Udfordringen er typisk ikke “omstillingstider” eller “lagerstørrelser”. Vores problemer er omfattende returløb, alt for mange stop/pauser i flowet, alt for mange ansvarsskifte, alt for meget overservicering osv.

Metode ved værdistrømsanalyser i administration

I Flexkom anvender vi svømmebanediagrammer eller swim lanes til kortlægning af administrative arbejdsgange. Det giver stor visuelt effekt i forhold til antal ansvarsskift, arbejdsmængde i bestemte svømmebaner/funktioner/personer, sårbarhed og afhængighed hvis en svømmebane kun er “ejet” af én bestemt person (hvilket de ofte er), returløb osv.
Her et billede fra en værdistrømsanalyse lavet i dag. Flowet er design og produktudviklingsprocessen fra ide til salgsklar.
Bemærk at de røde post-its er ideer og forslag til forbedringer! Prioriteringsmatrixen viser, at langt de fleste af de røde kan implementeres som “lette forbedringer” (lille indsats med stor effekt).

Vaerdistroemsanalyse-Lean-06

Værdistrømsanalyse VSM Lean Administration

Markante resultater – kun via lavthængende frugter

Vores erfaring i Flexkom er, at man kan reducere gennemløbstiden for et administrativt flow med min. 50% og procestiden med min. 20% – og det KUN via “lavthængende frugter”. Altså uden IT-løsninger osv.

Her et par eksempler på prioriteringsmatrixer:

kaizen-prioritering_500px

Lean Kaizen prioriteringsmatrix

De mest interessante forbedringer er de i prioritet 1 (felt nr. 1). De forbedringer kaldes også “Kaizen” i Lean (koster ikke indkøb af ex. IT-forbedringer o.l.). Det er noget vi selv kan klare med “knofedt og hårdt arbejde”. Forbedringer i felt nr. 2 er reelt ofte investeringer.

Link

Læs mere om Lean og værdistrømsanalyser/value stream mapping >
Download en vejledning i værdistrømsanalyser i Lean Administration >

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom

Skriv et svar

Udfyld dine oplysninger nedenfor eller klik på et ikon for at logge ind:

WordPress.com Logo

Du kommenterer med din WordPress.com konto. Log Out / Skift )

Twitter picture

Du kommenterer med din Twitter konto. Log Out / Skift )

Facebook photo

Du kommenterer med din Facebook konto. Log Out / Skift )

Google+ photo

Du kommenterer med din Google+ konto. Log Out / Skift )

Connecting to %s