Hvad er RPA (Robotic Process Automation)? (10/2017)

Opdateret 24. okt. 2017

Hvad er RPA?

RPA er softwarerobotter der efterligner en medarbejders administrative opgaveløsning. Det sker på tværs af systemer og dokumenter, uden at ændre på de underliggende systemer og dokumenter (ligger ovenpå det eksisterende IT-landskab). Du skal nærmest forestille dig, at en robot sætter sig i din stol og efterligner en arbejdsgang.

Robotter og automatisering

I mange år har vi arbejdet med robotter og automatisering i produktionsmiljøer. For nyligt besøgt jeg en virksomhed med ca. 10 produktionsceller – og 4 medarbejdere. Det var en ret fascinerende og skræmmende oplevelse. Men hvad med vores administrative arbejdsgange? Når vi automatisere administrative arbejdsgange, så kalder vi det RPA – eller Robotic Process Automation.
Her et eksempel på forskellen på en manuel proces og RPA (fra en video af Accenture):

Robotic Process Automation RPA

Robotic Process Automation RPA

Hvad er potentialet for automatisering af administrative arbejdsgange?

Ifølge McKinsey og Innovationsfonden den 27. april 2017: Automatisering og kunstig intelligens er i stand til at erstatte 40 procent af danskernes arbejdstimer (kontor).

Hvad egner sig til RPA?

Kendetegn for RPA-egnede processer: Manuelle repeterbare administrative opgaver (evt. med definerbare varianter) med høj volumen (mange gentagelser). Desuden også gerne opgaver med et højt tidsforbrug (åbne/lukke doks/systemer – PDF, excel, mails, systemfelter, word osv.).
Selvom en proces har menneskelige beslutningsprocesser, kan robotten være gavnlig. Den kan gennemføre standardopgaverne og lade brugeren beslutte når relevant.
Desuden kan robotter forebygge fejl og ensarte kvaliteten. I oplever sikkert, at hvis man skal gennemføre samme proces 50 gange, så “går man lidt kold i opgaven”. Det gør en robot ikke…

De 5 dimensioner i RPA-egnethed

Man taler om RPA-egnede processer ud fra 5 dimensioner:

  • Højt modenhedsniveau = en best practice procesaftale skal være defineret (og følges i organisationen). I processen med best practice skal det værste spild være fjernet – ellers risikerer vi at automatisere en spild-proces
  • Opgaver med en høj frekvens og tidsforbrug – ellers  kan det ikke betale sig
  • Strategisk begrundet – en automatisering skal være begrundet i opnåelse af mål/strategi. Vi skal eks. ikke bruge tid og penge på automatisering af en arbejdsgang, som vi ikke vil bygge vores fremtidige forretning på…
  • Indsats – nogle robotter er lettere at lave end andre – så vælg også ud fra kompleksiteten i selve robotten (jo flere systemer, ansvarsskift og brugerflader robotten skal berøre, jo mere kompleks bliver den)
  • IT-systemerne skal være modne. Det hjælper ikke at lave en robot, som arbejder med nogle programmer, som fortsat er under udvikling. Så kommer man til at opdatere robotten mange gange…

Eksempler og gevinster ved Robotic Process Automation

Lave en vareoprettelse (med data fra et regneark): Fra ca. 35 minutter til 13 sekunder (uden fejl).
Mange RPA-egnede opgaver ligger i økonomi og bogføring (data fra skærm 1 > 2).
Registrering af fakturaer, ordrer, informationer…
I mange år har vi outsourcet processer til ex. Indien. Måske er fremtiden RPA i Danmark. Det bevarer desuden kontrollen over processen og kompetencen.
Husk at robotten ikke holder pauser, skal ikke tisse, har ikke syge børn osv. Den kan køre 24/7 (dog ikke hvis I har natkørsler i systemet… :-))

RPA software

De to mest kendte robotter er BluePrism og UIPath. Prisen for automatisering er forholdsvis høj pga. de mange timer til kodning og test (mange timer til test). Regn med op til ½ mio. kr. per proces.

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom

Skriv et svar

Udfyld dine oplysninger nedenfor eller klik på et ikon for at logge ind:

WordPress.com Logo

Du kommenterer med din WordPress.com konto. Log Out / Skift )

Twitter picture

Du kommenterer med din Twitter konto. Log Out / Skift )

Facebook photo

Du kommenterer med din Facebook konto. Log Out / Skift )

Google+ photo

Du kommenterer med din Google+ konto. Log Out / Skift )

Connecting to %s