Category Archives: Lean Administration

Få bedre møder med to “enkle” regler!

Opdateret 9. juni 2017

Spildtid under møder

Et område hvor mange danske organisationer oplever meget spildtid er omkring møder. Eksempler på spildtid før, under og efter møder:

  • Manglende/ingen dagsorden
  • Forkerte mødedeltagere
  • For mange mødedeltagere
  • Manglende forberedelse (måske pga. manglende info)
  • Søgetid under forberedelse
  • Overservicering under forberedelse – for meget forberedt eller for mange har forberedt det samme
  • Transport til møde – hvis det kunne have været taget online
  • Ventetid ved opstart af møde
  • Debatter under møder som kun er relevante for få af deltagerne
  • Detaljer under møde som igen kun er relevante for få af deltagerne
  • For meget “bordet rundt” – alle vil sige noget, selvom det ikke bringer noget nyt/fremdrift
  • Manglende referatskrivning under møder fører til uenighed om actions efterfølgende
  • Ingen beslutningsreferat fra møde – det er værre!
  • Manglende/dårlig mødeledelse
  • Skæv tidsfordeling ift. punkter på dagsorden
  • Slutter ikke til tiden
  • Manglende actions på beslutningspunkter
  • osv.

Her er nogle faldet i en “lokal” nørdesnak – og de andre tjekker mail på mobilen imens – kender du situationen?

“Lokal” debat under møde – mens de andre venter…

Hvordan får man bedre møder?

Read more

Eksempler på Kaizen forbedringstavler

Opdateret den 9. juni 2017

Eksempler på Kaizen forbedringstavler

Jeg har lige afholdt et online kursus i Kaizen. Jeg lovede, at sende eksempler på Kaizen forbedrings- eller udviklingstavler. Men eksempler på tavler lå i alle mulige indlæg. Så her kommer eksempler på tavler. Ikke mindst for at vise, at der er stor forskel på tavlerne. Vi skal huske, at målet er løbende forbedringer. Midlet er måske en tavle.

Læs mere om Kaizen forbedringstavler i Lean >

Eksempel 1: En større tavle inkl. plads til nøgletal, ugens feedback, opslag og tre videresendte forslag.
Et vigtigt princip er, at de igangværende opgaver deles op i “lette” og “tunge” opgaver. På nedenstående tavle er plads til 7 igangværende opgaver. Den kan eks. deles op i 4 lette og 3 tunge. Erfaring er, at ellers overtager svære IT-opgaver tavlen…og så går den i stå!

Read more

War-room og målstyring

Hvad er et war-room?

Kært barn har mange navne. Så du har sikkert hørt et andet ord for det samme lokale/møde – målstyringsmøde, tavlemøde o.l.
Et war-room er et lokale, hvor ledelsen får en temperaturmåling på organisationens drift og evt. foretager actions for at koordinere og optimere på tværs.
Formålet er typisk, at lederne ikke blot skal kigge på egen afdeling, men også har brug for at kende status i de andre funktioner. På den måde kan lederne – som hold – agere samlet og forbedre den samlede performance. Det samlede flow. Det giver en større holdånd, større forståelse og et fælles ansvar for flow!

Så påstanden er også, at uden et war-room inkl. møder, så vil der foregår mere suboptimering og modarbejdende aktiviteter.

War-room målstyringsmøde (foto fra SydEnergi video)

Read more

Lyn-analyse af potentialet i Lean Administration

Alle har “Lean Administration”

Lean i administrationen vedrører ALLE i organisationen!
Vi taler meget om Lean Accounting, Lean Produktion, Lean Supply Chain, Lean Sales osv.
Når vi siger “Lean Administration”, så taler vi om Lean i det administrative flow, som vi alle er en del af.
Det er mails, møder, videndeling, kommunikation, data, IT-systemer, informationer – men også afbrydelser, søgetid, overservicering, returløb, ventetid, kolde opgaver osv.

Lean Administration

Potentialet med Lean i det administrative

Hvad er så potentialet? Den er svær. For der er stor forskel på de enkelte organisationer. Men vi kan lave en 5-minutters analyse. Den går ud på, at sætte ord på de 5 værste former for spild i vores administrative arbejdsdag.
Jeg har lige lavet et eksempel på en 5-minutters analyse.

Den skal læses således: Hvis vi tager søgetid som eksempel. Vi leder efter filer, mails, data, kolleger, telefonnumre osv. mindst 10 gange om dagen. Det tager cirka 3 min. hver gang. Det giver 30 minutters søgetid hver dag. Osv.

Der er tale om en meget konservativ beregning i forhold til de tal jeg ser i organisationer. Read more

Strategisk begrundet Lean – ellers kortvarigt projekt!

Hvor starter Lean?

Hvor starter Lean? Lean kan starte på mange måder.

Hvis vi kigger fra helikopteren, så bør Lean rejsen starte med en tur i strategi-tårnet. Hvad er vores brændende platform? Og hvordan ønsker vi, at her ser ud om 2-3 år (vision)?
Og hvordan ser gabet ud imellem de to scenarier? Her kan Lean være svaret.
Kun på denne måde anvender man Lean strategisk. Mange har lavet Lean “fordi andre også gør det”. Det kan være sundt nok – og en måde at starte på. Men ved at tage den strategiske tilgang får man ikke kun besvaret, om Lean er vejen frem. Man kan og bør gå et spadestik dybere og definere, hvilke elementer af Lean man gerne vil arbejde – eller bør arbejde med, for at lukke det strategiske gab.

Simpelt illustreret:

lean-strategi-01

Read more

Video om Lean i en folkeskole

Video om Lean i folkeskole

I sidste uge skrev jeg om et besøg på en folkeskole som har opnået fantastiske resultater med Lean. I den forbindelse var der også et indspark fra Tom Kenneth Gilje fra Bærland Skole i Norge. Tom Kenneth er rektor og ansvarlig for deres Lean-rejse. Han holdt et meget inspirerende indlæg om deres Lean-rejse – med fantastiske resultater.

Video om Lean i en folkeskole

Bærland Skole vandt den norske Lean-pris i 2016. Derfor har de lavet en video om deres Lean-rejse. En spændende video – på norsk. Så lyt godt efter.

Read more

Lean i folkeskolen – Det virker!

Kan Lean anvendes i en folkeskole? JA!

I sidste uge havde jeg den store fornøjelse at besøge Bakkeskolen i Kolding. Det var helt fantastisk at opleve, hvordan anvendelsen af Lean har skabt markante resultater på Bakkeskolen. De havde også besøg af Bærland Skole fra Norge, som har vundet den norske Lean-pris. Bærland har også opnået helt fantastiske resultater med Lean.
Kender I det med, at man kører hjem fra en sådan dag? Man er bare helt høj 🙂

Elever afholder Kaizen forbedringsmøde - wow!

Elever afholder Kaizen forbedringsmøde – wow!

Resultater de foreløbig har opnået med Lean

Read more

« Ældre Indlæg