Category Archives: Lean Administration

Work smarter – not harder – her er metoden!

Work smarter – not harder

Har din leder engang sagt det til dig? Hvad tænkte du, når hun/han sagde det? Ja ja du kender vist ikke mine opgaver. Men der er faktisk et svar!
I Lean arbejder vi med “3 former for aktiviteter”

Lean tidsinddeling – grøn, gul og rød tid

De 3 former er:

  • Grøn = Værdiskabende tid. Vi kan tage møder som case. Hvad skaber værdi under et møde? Debat med fremdrift. Beslutninger.
  • Gul = Nødvendig spildtid. Igen med møder. Det er dagsorden, forberedelse til mødet, transport til mødet, nødvendige debatter under mødet, referatskrivning under mødet – så alle er med på beslutningspunkterne osv.
  • Rød = Unødvendig spild. Under et møde er det Read more

Brainstorm på spild – opstart på Lean

Strategisk begrundet Lean

Hvor skal man starte med Lean? Det spørgsmål møder jeg ofte. Mit svar er normalt, at I skal finde ind til den strategiske begrundelse for Lean. I skal ikke vælge Lean ud fra “hvad naboen gør”, hvad der står i bøger eller ud fra en konsulent siger. I skal finde ind til, hvilke strategiske mål, som anvendelsen af Lean kan hjælpe til opfyldelsen af.

Det er strategisk begrundet Lean!

Vi hjælper pt. en organisation med Lean. Ledergruppen har kørt en 2-dages workshop, hvor vi netop fandt ind til den strategiske begrundelse. Dog var ledelsen alligevel nysgerrig. For hvad er det for spild medarbejderne oplever? Hvordan får dem til til at kunne lide Lean? Hvordan får vi skabt tid til forbedringer?
Vi valgte derfor at lave en brainstorm på Lean. Alle 80 funktionærer/ledere (ikke produktion).
Her et billede fra workshoppen/brainstormen, hvor nogle af medarbejderne debatterer spild i deres arbejdsdag (billedet er anonymiseret):

Brainstorm på spild

Hvor er vores lavthængende frugter?

Read more

Fordele ved Lean Manager som “blended learning”

Hvad er “Blended Learning”

Blended Learning betegner kombinationen af e-learning og tilstedeværelseskurser. Hos Flexkom indeholder Blended Learning ikke e-learning, men LIVE online kurser og kurser med fremmøde (heldagskurser).
Vi kombinerer de to, så du får optimal læring med minimum af rejsetid. Emner der kan læres via online – kører LIVE online og mere hands-on krævende emner, dem tager vi med fremmøde.

Fordele og ulemper ved blended learning

Fordele og ulemper ved “blended learning” sammenlignet med et alm. heldagskursus med fremmøde.

Fordele:

  • Reduceret rejsetid (og rejseomkostninger)
  • Lettere at kombinere med det daglige arbejde
  • Du får læring i mindre bidder – lettere at huske din læring
  • Det skal også bemærkes, at vi fremsender frivillig læsestof til hver lektion (ca. 10 sider (A4) per gang)
  • Undervisningen optages – du kan se det senere ved afbud (dog ikke fremmøde dagene)
  • Også bedre for miljøet (mindre transport)
  • Uddannelsen er billigere end 100% fremmøde (prisen er kr. 9.950 + moms)

Ulemper:

  • Online kræver lidt mere koncentration og er kedeligere
  • Pga. ovenstående har vi kun lektioner á 2,5 time inkl. en kort pause. For at gøre tiden effektiv, fremsender vi læsestof inden leksionerne. Derfor bruger vi mindre tid på teorien og mere tid på eksempler og spørgsmål.
  • Ingen hands-on på online dage (vi sender dog tips til at afprøve din nye viden) – og masser af hands-on på fremmøde
  • Sværere med spørgsmål og dialog (foregår via chat) – du kan dog altid ringe/skrive til underviseren under hele forløbet!
  • Kun networking med de øvrige deltagere på fremmøde dage

Hvordan ser online ud?

Her et klip fra vores gratis webinar om Lean i dag den 24. oktober

Klip fra webinar om Lean

Virker det?

Eksamen er mundtlig i ca. 30 min. Du skal forsvare dit projekt.
Sidste gang fik alle deltagerne på Lean Manager “blended learning” et 12-tal.

Læs mere

Læs mere om Lean Manager – vi har to hold med start i januar 2018:

Reklame – sorry!

Undskyld – men dette indlæg blev lige lidt reklame for vores Lean Manager “blended learning” 🙂

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom

Involveringsformlen

Hvad er involveringsformlen?

Involveringsformlen er en god huskeregel, når vi skal lave standarder (aftaler). Den minder os om, at acceptgrad er lige så afgørende som kvaliteten.
Formlen er:
Q x A = E
Kvalitet x Acceptgrad = Effekt
Hvor…
Kvalitet = Standardens kvalitet
Acceptgrad = Medarbejdernes acceptgrad af den nye standard
Effekt = Den effekt standarden vil have

Involveringsformlen

Eksempel på brug af involveringsformlen

I skal lave en standard for 5S i produktionen eller administrationen. Lad os sige, at I skal lave en standard for videndeling i administrationen (hvordan viden i filer, mails, data skal arkiveres, så kolleger kan tilgå dem). Read more

Kompetencestyring i Lean (bedre flow og reduktion af sårbarhed)

Opdateret 16. jan. 2018

Hvad er kompetencestyring?

Kompetencestyring er en systematisk metode til sikring af rette kompetencer i forhold til strategien. Mange organisationer oplever stor sårbarhed (personafhængighed) og det er med til at bremse flow, forringer kvaliteten (når vedkommende ikke er på arbejde) og skabe dårlig trivsel.
Grundlæggende er problemet ofte, at vi ikke har taget proaktiv stilling til kompeten-cebehovet i forhold til mål og strategi. Det betyder, at vi ofte enten er overkvalifice-ret eller underkvalificeret set som samlet afdeling. Så hvordan vil vi opnå vores strategi?

Kender du det? Det er kun dig eller en anden som kan løse en bestemt opgave…

Mange har en kompetencematrix

Mange ledere har en kompetencematrix for deres afdeling. Enten på papir eller i hovedet. Uanset – hvis man må være lidt kontant – så er en kompetencematrix ingenting værd… En kompetencematrix har kun værdi, hvis den er koblet til de kompetencekrav, som skal være opfyldt for at opnå strategien.

Hvor ligger kompetencestyring på modenhedstrappen?

I Lean arbejder man med en modenhedstrappe. Den beskriver rejsen fra kaos til kundeflow.
Modenhedstrappen: Read more

Få bedre møder med to “enkle” regler!

Opdateret 9. juni 2017

Spildtid under møder

Et område hvor mange danske organisationer oplever meget spildtid er omkring møder. Eksempler på spildtid før, under og efter møder:

  • Manglende/ingen dagsorden
  • Forkerte mødedeltagere
  • For mange mødedeltagere
  • Manglende forberedelse (måske pga. manglende info)
  • Søgetid under forberedelse
  • Overservicering under forberedelse – for meget forberedt eller for mange har forberedt det samme
  • Transport til møde – hvis det kunne have været taget online
  • Ventetid ved opstart af møde
  • Debatter under møder som kun er relevante for få af deltagerne
  • Detaljer under møde som igen kun er relevante for få af deltagerne
  • For meget “bordet rundt” – alle vil sige noget, selvom det ikke bringer noget nyt/fremdrift
  • Manglende referatskrivning under møder fører til uenighed om actions efterfølgende
  • Ingen beslutningsreferat fra møde – det er værre!
  • Manglende/dårlig mødeledelse
  • Skæv tidsfordeling ift. punkter på dagsorden
  • Slutter ikke til tiden
  • Manglende actions på beslutningspunkter
  • osv.

Her er nogle faldet i en “lokal” nørdesnak – og de andre tjekker mail på mobilen imens – kender du situationen?

“Lokal” debat under møde – mens de andre venter…

Hvordan får man bedre møder?

Read more

Eksempler på Kaizen forbedringstavler

Opdateret den 9. juni 2017

Eksempler på Kaizen forbedringstavler

Jeg har lige afholdt et online kursus i Kaizen. Jeg lovede, at sende eksempler på Kaizen forbedrings- eller udviklingstavler. Men eksempler på tavler lå i alle mulige indlæg. Så her kommer eksempler på tavler. Ikke mindst for at vise, at der er stor forskel på tavlerne. Vi skal huske, at målet er løbende forbedringer. Midlet er måske en tavle.

Læs mere om Kaizen forbedringstavler i Lean >

Eksempel 1: En større tavle inkl. plads til nøgletal, ugens feedback, opslag og tre videresendte forslag.
Et vigtigt princip er, at de igangværende opgaver deles op i “lette” og “tunge” opgaver. På nedenstående tavle er plads til 7 igangværende opgaver. Den kan eks. deles op i 4 lette og 3 tunge. Erfaring er, at ellers overtager svære IT-opgaver tavlen…og så går den i stå!

Read more

« Ældre Indlæg