Category Archives: Lean Administration

Involveringsformlen

Hvad er involveringsformlen?

Involveringsformlen er en god huskeregel, når vi skal lave standarder (aftaler). Den minder os om, at acceptgrad er lige så afgørende som kvaliteten.
Formlen er:
Q x A = E
Kvalitet x Acceptgrad = Effekt
Hvor…
Kvalitet = Standardens kvalitet
Acceptgrad = Medarbejdernes acceptgrad af den nye standard
Effekt = Den effekt standarden vil have

Involveringsformlen

Eksempel på brug af involveringsformlen

I skal lave en standard for 5S i produktionen eller administrationen. Lad os sige, at I skal lave en standard for videndeling i administrationen (hvordan viden i filer, mails, data skal arkiveres, så kolleger kan tilgå dem).
Vi kan ikke have alle 50 administrative medarbejdere med til at lave standarden. Så vi beder 5 af vores medarbejdere om, at sætte sig ned og lave den første standard. Hvem melder sig? Det gør ordensmenneskerne typisk. De savner en sådan standard/aftale.
Hvor ender kvaliteten af deres standard? Ja, højt. Tæt på 100%.
Hvor høj er acceptgraden af deres standard i organisationen? Hvad tænker de naturlige rodehoveder? Nej tak!
Så hvad bliver effekten? Ingenting…
I stedet bør vi sammensætte et mix hold af medarbejdere. Så ender kvaliteten måske på 70%. Vi er måske lidt skuffede over, at de vil starte så lavt. Men hvad bliver acceptgraden når Anne og Jørgen har været med til at lave standarden? Høj!
Så effekten bliver også høj.
Så kan vi senere måske hæve niveauet i små skridt.

Hvad skal vi huske som ledere?

Involveringsformlen viser os, at vi nogle gange skal gå på kompromis med kvaliteten. Vi ville måske gerne have startet lidt højere. Men acceptgraden er vigtig for, at vi får en effekt.
Når vi glemmer involveringsformlen ender vi typisk i en 3-trins-raket:
1. Overbevisningsledelse – nu har vi brugt så lang tid på standarden, så den skal altså have chancen
2. Kompromisledelse – kan vi så aftale, at vi prøver at følge punkt 1 og 4?
3. Gør som vi plejer…

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom

Kompetencestyring i Lean (bedre flow og reduktion af sårbarhed)

Hvad er kompetencestyring?

Kompetencestyring er en systematisk metode til sikring af rette kompetencer i forhold til strategien. Mange organisationer oplever stor sårbarhed (personafhængighed) og det er med til at bremse flow, forringer kvaliteten (når vedkommende ikke er på arbejde) og skabe dårlig trivsel.

Kender du det? Det er kun dig eller en anden som kan løse en bestemt opgave…

Mange har en kompetencematrix

Mange ledere har en kompetencematrix for deres afdeling. Enten på papir eller i hovedet. Uanset – hvis man må være lidt flabet – så er en kompetencematrix ingenting værd… En kompetencematrix har kun værdi, hvis den er koblet til de kompetencekrav, som skal være opfyldt for at opnå strategien.

Hvor ligger kompetencestyring på modenhedstrappen?

I Lean arbejder man med en modenhedstrappe. Den beskriver rejsen fra kaos til kundeflow.
Modenhedstrappen: Read more

Få bedre møder med to “enkle” regler!

Opdateret 9. juni 2017

Spildtid under møder

Et område hvor mange danske organisationer oplever meget spildtid er omkring møder. Eksempler på spildtid før, under og efter møder:

  • Manglende/ingen dagsorden
  • Forkerte mødedeltagere
  • For mange mødedeltagere
  • Manglende forberedelse (måske pga. manglende info)
  • Søgetid under forberedelse
  • Overservicering under forberedelse – for meget forberedt eller for mange har forberedt det samme
  • Transport til møde – hvis det kunne have været taget online
  • Ventetid ved opstart af møde
  • Debatter under møder som kun er relevante for få af deltagerne
  • Detaljer under møde som igen kun er relevante for få af deltagerne
  • For meget “bordet rundt” – alle vil sige noget, selvom det ikke bringer noget nyt/fremdrift
  • Manglende referatskrivning under møder fører til uenighed om actions efterfølgende
  • Ingen beslutningsreferat fra møde – det er værre!
  • Manglende/dårlig mødeledelse
  • Skæv tidsfordeling ift. punkter på dagsorden
  • Slutter ikke til tiden
  • Manglende actions på beslutningspunkter
  • osv.

Her er nogle faldet i en “lokal” nørdesnak – og de andre tjekker mail på mobilen imens – kender du situationen?

“Lokal” debat under møde – mens de andre venter…

Hvordan får man bedre møder?

Read more

Eksempler på Kaizen forbedringstavler

Opdateret den 9. juni 2017

Eksempler på Kaizen forbedringstavler

Jeg har lige afholdt et online kursus i Kaizen. Jeg lovede, at sende eksempler på Kaizen forbedrings- eller udviklingstavler. Men eksempler på tavler lå i alle mulige indlæg. Så her kommer eksempler på tavler. Ikke mindst for at vise, at der er stor forskel på tavlerne. Vi skal huske, at målet er løbende forbedringer. Midlet er måske en tavle.

Læs mere om Kaizen forbedringstavler i Lean >

Eksempel 1: En større tavle inkl. plads til nøgletal, ugens feedback, opslag og tre videresendte forslag.
Et vigtigt princip er, at de igangværende opgaver deles op i “lette” og “tunge” opgaver. På nedenstående tavle er plads til 7 igangværende opgaver. Den kan eks. deles op i 4 lette og 3 tunge. Erfaring er, at ellers overtager svære IT-opgaver tavlen…og så går den i stå!

Read more

War-room og målstyring (10/2017)

Opdateret 10. okt. 2017

Hvad er et war-room?

Kært barn har mange navne. Så du har sikkert hørt et andet ord for det samme lokale/møde – målstyringsmøde, tavlemøde o.l.
Et war-room er et lokale, hvor ledelsen får en temperaturmåling på organisationens drift og evt. foretager actions for at koordinere og optimere på tværs.
Formålet er typisk, at lederne ikke blot skal kigge på egen afdeling, men også har brug for at kende status i de andre funktioner. På den måde kan lederne – som hold – agere samlet og forbedre den samlede performance. Det samlede flow. Det giver en større holdånd, større forståelse og et fælles ansvar for flow!

Så påstanden er også, at uden et war-room inkl. møder, så vil der foregår mere suboptimering og modarbejdende aktiviteter.

War-room målstyringsmøde (foto fra SydEnergi video)

Read more

Lyn-analyse af potentialet i Lean Administration

Alle har “Lean Administration”

Lean i administrationen vedrører ALLE i organisationen!
Vi taler meget om Lean Accounting, Lean Produktion, Lean Supply Chain, Lean Sales osv.
Når vi siger “Lean Administration”, så taler vi om Lean i det administrative flow, som vi alle er en del af.
Det er mails, møder, videndeling, kommunikation, data, IT-systemer, informationer – men også afbrydelser, søgetid, overservicering, returløb, ventetid, kolde opgaver osv.

Lean Administration

Potentialet med Lean i det administrative

Hvad er så potentialet? Den er svær. For der er stor forskel på de enkelte organisationer. Men vi kan lave en 5-minutters analyse. Den går ud på, at sætte ord på de 5 værste former for spild i vores administrative arbejdsdag.
Jeg har lige lavet et eksempel på en 5-minutters analyse.

Den skal læses således: Hvis vi tager søgetid som eksempel. Vi leder efter filer, mails, data, kolleger, telefonnumre osv. mindst 10 gange om dagen. Det tager cirka 3 min. hver gang. Det giver 30 minutters søgetid hver dag. Osv.

Der er tale om en meget konservativ beregning i forhold til de tal jeg ser i organisationer. Read more

Strategisk begrundet Lean – ellers kortvarigt projekt!

Hvor starter Lean?

Hvor starter Lean? Lean kan starte på mange måder.

Hvis vi kigger fra helikopteren, så bør Lean rejsen starte med en tur i strategi-tårnet. Hvad er vores brændende platform? Og hvordan ønsker vi, at her ser ud om 2-3 år (vision)?
Og hvordan ser gabet ud imellem de to scenarier? Her kan Lean være svaret.
Kun på denne måde anvender man Lean strategisk. Mange har lavet Lean “fordi andre også gør det”. Det kan være sundt nok – og en måde at starte på. Men ved at tage den strategiske tilgang får man ikke kun besvaret, om Lean er vejen frem. Man kan og bør gå et spadestik dybere og definere, hvilke elementer af Lean man gerne vil arbejde – eller bør arbejde med, for at lukke det strategiske gab.

Simpelt illustreret:

lean-strategi-01

Read more

« Ældre Indlæg