Category Archives: Lean Development

Kaizen forbedringstavle klar til Lean Administration

Opdateret 24. sept. 2015.

Endnu en Kaizen-tavle er klar til brug i en virksomhed der arbejder med Lean i administrationen

I dag har jeg været med til kick-off på Lean i en mellemstor virksomhed. De har længe kørt Lean i deres produktion og i dag starter de så i administrationen.

Kaizen-tavlen bliver samlingspunktet for arbejdet med Lean

Samlingspunktet i deres proces bliver deres Lean forbedringstavle – eller Kaizen-tavle.
Via tavlen skal: Read more

5S bør aldrig stå alene – undgå “glansbillede 5S”

Opdateret 8. sept. 2015.

Ofte anvendes 5S som det eneste værktøj

Desværre oplever jeg ofte, at 5S bliver anvendt som det eneste værktøj i enten en produktion eller en administration. Ofte hører man endda, at vi “kører Lean”…vi har “lavet 5S”. Desværre har 5S, som værktøj, ofte svært ved at stå alene.

5S bliver et ordensprojekt

Når 5S står alene som et værktøj, ender det ofte som et ordensprojekt. Målet bliver, at holde orden.
Hvad tænker ordensmenneskerne? “Hold da kæft det er på tide, at der bliver ryddet op. Jeg er så træt af, at rydde op efter de andre.
Hvad tænker de naturlige rodehoveder? “Skal vi arbejde eller skal vi rydde op? Nu må I bestemmer jer…
Har du hørt ovenstående på din arbejdsplads?

5S – alt skal have fast plads

I 5S jagter man, at alt har faste pladser – elektroniske som fysiske.
Selv fredagskittet skal have en fast opmærket plads!

5S Fredagskit Øl

5S skal have et “højere formål”

5S bør, som minimum, implementeres eks. sammen med de 7/8 spildtyper eller målstyring. Hvis det eks. er spildtyperne, så kan de være med til at understøtte behovet for 5S. Målet med 5S er ikke mindst, at fjerne meget af det spild man oplever – ikke mindst søgetid efter emails, filer, papirer, værktøjer, materialer, trucks, kosten…
Når 5S kombineres med eks. spild eller mål, så hæves målet med 5S fra et være et ordensprojekt til at fjerne spild eller nå andre mål. Nu kan selv de værste rodehoveder måske forstå formålet!

5S kræver alles deltagelse

For at 5S bliver en succes, skal alle være med. Måske ikke på samme niveau, men der skal blot én til at ødelægge 5S.
5S kræver at alle følger de standarder som aftales. Det kan være hvor en elektronisk fil skal gemmes, hvordan en fil skal navngives, hvor et værktøj skal hænges op, hvor en truck skal stå osv. Hvis blot én ikke følger standarderne får vi det vi jagter – spildtid!

Lad en “blandet gruppe” sætte niveauet

Hvad sker der, når chefen spørger hvem der vil være med til 5S? Ordensmenneskerne melder dig. De er så med til at definere den fælles 5S-standard, som gælder for alle. Hvor lægger de bundniveauet for 5S? Yep – meget højt. Hvad tænker rodehovederne nu? “De er tossede…”
Hvad sker der nu med 5S? Det virker ikke!!! Read more

Lean indfrier knap forventningerne

Kun i 18% af virksomheder indfrier Lean de fulde forventninger!

Kun 18% af de virksomheder der arbejder med Lean opnår den forventede effekt. Det viser den Lean-undersøgelse Flexkom gennemførte i foråret.

Den bløde mellemvare

Det er kun 18% der opnår den forventede effekt – modsat er det også kun 5% der oplever at Lean slet ikke lever op til forventningerne. Den store gruppe på 61% dækker over “pæne resultater” og den resterende procentdel “ved ikke”.
Hvad gemmer sig bag tallene?
Read more

5S værktøj – Hvad er 5S?

Opdateret 24. sept. 2015.

Hvad er 5S?

5S er et fantastisk værktøj til at skabe en effektiv, struktureret og behagelig arbejdsplads. 5S kan anvendes i alle former for virksomheder og i alle former for arbejdspladser. Ja endda derhjemme!

5S står for:

  1. Sorter. Tag stilling til alt på arbejdspladsen – filer, papirer, mapper, værktøj mm.
  2. System. Find en fast plads til alt på arbejdspladsen. Det kan være en fysisk plads eller en elektronisk plads.
  3. Systematisk rengøring. Gå regelmæssigt 5S igennem og tjek om alting er på plads. Rengøring er også, at vurdere om der er filer, værktøjer, mapper osv. som man ikke bruger længere.
  4. Standardisering. Fasthold 5S eks. igennem opmærkning, standarder og måske også interne audits.
  5. Selvdisciplin. Den sværeste i 5S. Alle skal overholde 5S-aftalerne.

Anvendelsen af 5S optimeres ved, at kombinere brugen sammen med de 8 spildtyper og/eller Kaizen-forbedringstavler. Se mere under indlægget “Undgå “Glansbilllede-5S”” nedenfor.

Læs meget mere om 5S via nedenstående links eller søg på “5S” her på siden.
Read more

Hvad er Kaizen og Lean? Kaizen forbedringstavle (10/2017)

Opdateret 1. okt. 2017

Hvad er Kaizen (løbende forbedringer)?

Kaizen stammer fra japansk og betyder “ændring til det bedre”. Netop “løbende forbedringer” var én af de fem grundlæggende værdier formuleret af Toyota tilbage i 1937. Kaizen indgår også som det 5. princip i de “5 grundlæggende principper i Lean“.
Målet med Kaizen er, at skabe en kultur og en struktur omkring håndtering og gennemførsel af løbende forbedringer. Fundamentet i denne kultur er baseret på, at der hele tiden kommer inputs fra medarbejderne.

Inputs kan være i form af problemer og forbedringsideer. Problemer skaber ikke forbedringsmuligheder i nuet, men via forskellige værktøjer kan vi gå fra problemer til forbedringer. Det er eks. problemløsningsværktøjer, værdistrømsanalyse osv.

Forudsætningen for dette er, at vi opnår en tilgang og kultur hvor vi tror på, at alle vores processer kan forbedres. Intet er perfekt. Et godt eksempel på dette er, at vi i dag kan se et hjulskifte i Formel 1 gennemført på 2-3 sekunder. Vi kan godt sidde og tænke…wow…det kan ikke gøres meget hurtigere. Men tilbage i 1980 tog den samme “proces” ca. 22 sekunder… Hvad tror I, at TV-seerne tænkte dengang?

Kaizen figur

Lean og Kaizen udtrykkes bedst i denne figur – læs mere om figuren: Hvad er Lean?

kaizen_500px

Kaizen forbedringstavler

Kaizen foregår typisk på en Kaizen problemløsnings- og forbedringstavle. Det kan dog også foregå elektronisk (det sidste er meget få lykkedes med).

Se eksempler på og design af Kaizen-tavler (udover eksemplerne nedenfor).

Billede af en Kaizen forbedringstavle:
Lean Princip 5 Kaizen Løbende Forbedringer
Et andet eksempel.
Læs mere om opbygningen af nedenstående tavle i dette indlæg: Kaizen forbedringstavle opbygning >
Kaizen tavle
Et tredje eksempel:
Læs mere om nedenstående tavle: Kaizen forbedringstavle

Kaizen forbedringstavle i en Lean Administration

Kaizen forbedringstavle i en Lean Administration

Endnu et eksempel. Her fremgår de 3 pt. kritiske mål for den administrative afdeling til venstre, de klassiske elementer som forslag, prioritering og opgaver i midten/til højre, øvrige opslag til højre og desuden en ugentlig trivselsmåling nederst til venstre:

Kaizen Lean tavle fra administration

Kaizen Lean tavle fra administration

Her en tavle med actions – ud over forbedringer – læs om denne tavle her: Kaizen Lean tavle med mål, trivselsmåling, actions og effektmåling >

Kaizen Lean Forbedringstavle Design

Her et eksempel på en 2-dages igangsætning af Kaizen i en ledergruppe: Ledergruppe igangsætter Kaizen >

Hvordan finder man forbedringsforslag?

Forbedringsforslag kan komme mange steder fra:

  • For at hjælpe organisationen til at finde frem til forbedringsområder, arbejder man i Lean med 8 spildtyper. Aktiviteter som ikke skaber værdi for kunderne (modtagerne).
  • Nøgletal der ikke er på det ønskede niveau – målinger
  • Strukturet og aktiv brug af “ugens feedback” eller “trivselsmåling” hver uge – gerne på Kaizen-tavlen
  • Løbende gennemførsel af værdistrømsanalyser – hvor flow i arbejdsgange analyseres.
  • Manglende best practice/standarder/procedurer og standarder der ikke overholdes osv.
  • Stuktureret arbejde med feedback-kulturen, så det spild som en intern kunde (kollega) erfarer, kan blive videregivet til “leverandøren” (typisk også en kollega) på en god og konstruktiv måde. Læs mere om værdi og spild i Lean >
  • Og så skal vi huske, at det ikke behøver at være forbedringsforslag. Det kan være, at en medarbejder kan se en problemstilling. Men ikke kan se løsningen. Via problemløsningsværktøjer kan vi finde frem til en løsning.

Uden Best Practice – ingen Kaizen

Det er vigtigt at understrege, at I Lean siger man, at “man ikke kan have et problem uden en standard” og “man kan ikke forbedre en proces uden en standard”.

De to udsagn skal forstås på den måde, at hvis man ikke har en Best Practice aftale, så er det slet ikke muligt at eks. bruge ordet “problem”. Man kan have meninger om, at en proces burde have været udført anderledes. Men det er kun en meningsudveksling. Det samme med forbedringer. Uden Best Practice så vil forbedringer forblive “personlige” – individuelle.

Læs mere om Kaizen og Best Practice i indlægget om “Lean modenhedsniveauer” – et vigtigt indlæg på Lean-rejsen.

Typer af Kaizen

Der er flere typer af Kaizen:

  • Problemløsning: Medarbejdere kommer med inputs via hindringer og problemer – som vi sammen finder løsninger på.
  • Løbende forbedringer: Løbende inputs, frekvente møder, kultur! Som beskrevet ovenfor.
  • Sprint: Korte sessions – eks. lige efter et møde (”frontloading” af opgaveansvarlige), 5 x hvorfor, test af løsning osv. Læs mere om Kaizen-sprint/frontloading >
  • Events: Længere sessions – eks. værdistrøms-analyse, 5S-indsats, længerevarende problemløsning osv. Læs mere om VSA/VSM-Event >

Hvad er rigtig Kaizen?

I Toyotas verden koster Kaizen 0 kr. (interne timer til Kaizen tæller ikke). Det betyder, at køb af maskiner, borde, værktøjer, biler, IT-systemer, computere, automatisering osv. ikke er Kaizen. De er investeringer.

Man skelner typisk imellem Kaizen og investeringer via prioriteringsmatrixen. Her to eksempler på matrixer.

Hvis vi tager udgangspunkt i den til venstre:
Indsatsen er Y-aksen. Lille indsats = Problemer og forslag som vi kan løse i afdelingen og som koster 0 kr.
Stor indsats = Mange involverede og/eller koster penge.
Ud fra denne matrix er det kun forslag i felt nummer 1 og 2 som er interessante.

kaizen-prioritering_500px

Lean Kaizen prioriteringsmatrix

Læs mere om Kaizen

Læs meget mere om “Hvad er Lean og Kaizen” >

Kaizen på japansk

For nylig havde jeg en japaner på et kursus i Lean. Hun skrev Kaizen på en post-it. Den vil jeg ikke forsøge at kopiere – så her kommer hendes original 🙂

lean-kaizen-paa-japansk

Kaizen på japansk

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom

Lean – et fælles sprog i hele virksomheden

En styrke ved Lean er, at der skabes et fælles sprog i virksomheden!

Det er efterhånden anerkendt at Lean og værktøjerne i Lean kan skabe markante resultater i en produktion. De senere år er flere og flere virksomheder også begyndt at anvende Lean i administrative processer. Jeg plejer at sige, at vi her taler om det “oversete potentiale”. Vi har i mange år optimeret produktion – men nu er/bør turen kommet til de administrative processer! Potentialet er stort!
Tilbage til det fælles sprog. Værktøjer i administration er de samme som i produktionen. Derfor vil Lean, hvis det implementeres bredt, give et fælles sprogbrug i hele huset. Alle vil tale om “de 8 spildtyper”, “5S” og måske “5S audit”, “løbende forbedringer” og “kortlægning af værdikæder”. Detaljerne under overskrifterne er forskellige om de anvendes i administration eller produktion, men ikke destro mindre kan en “Key Account Manager” i salg pludselig snakke om forbedringer med en “operatør” i smedeafdelingen.

Ikke alle værktøjer er fælles

Nogle af værktøjerne er selvfølgelig forskellige for produktion og administration.
I produktion anvender man bla. OEE-målinger (udnyttelsesgrad af maskiner) og SMED (reduktion af omstillingstider) som ikke anvendes i administrationen.
Også kortlægning af værdikæder er forskellige for produktion og administration. Jeg bruger selv meget kortlægning vha. post-its når der skal kortlægges administrative flows. I produktionen er der oftere mere behov for udjævning af tider, som kræver en mere detaljeret form for kortlægning.
Men overordnet har jeg gode erfaringer med at implementere Lean i alle afdelinger/hele virksomheder – salg, udvikling, økonomi, produktion mm. – og dermed få det fælles sprog!
God fornøjelse med Lean!

Dansk Lean Forum anbefaler

Af Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom
Flexkom – Lean kurser, Lean værktøjer, Lean konsulenthjælp >

Brug Poke Yoke ved udvikling af nye produkter!

Poke Yoke

Toyota udviklede et værktøj tilbage i 1950’erne som de kaldte Poke Yoke (“fejlsikring” på japansk). Princippet i Poke Yoke er, at man designer produkter på en måde, så de kun kan samles på én måde.

Eksempler på Poke Yoke

Eksempler på Poke Yoke er:

  • Mange hukommelseskort til eks. kamera har et afskåret hjørne, som hindrer at man kan vende kortet forkert.
  • Ruder i kuverter hindrer, at man evt. lavede en fejl når adresselabels blev sat på kuverter. Med ruden sikrer man at adressen er korrekt.
  • Benzin dækslet og hullet til påfyldning af benzin i biler hindrer fejl. Hullets størrelser gør, at man ikke kan indsætte en større pumpe. At dækslet sidder fast hindrer at man kører videre uden dækslet.
  • Det lille afløbshul øverst i håndvaske forbindrer oversvømmelse.
  • Mange saml-selv møbler har anordninger som hindrer fejl.
  • Man kan kun bruge en stikkontakt hvis der indføres to/tre stiksamtidigt. Hindrer eks. at børn sætter en strikkepind i en stikkontakt.
  • I mande legelande er der opsat små målestande som viser min. mål hvis man skal prøve en forlystelse.
  • På motorveje er der strækninger med to pile for at angive en min. afstand.
  • Mange blækpatroner/tonere til printere kan kun vende på én måde.
  • Når man udfylder en formular på internettet melder den ofte fejl hvis der eks. ikke er 8 tal i feltet til telefonnummer. Det hindrer at “halve” oplysninger kommer videre i systemet og skaber spild i form af returløb mm.
  • Har du et godt eksempel på Poke Yoke – så skriv det som kommentar til dette indlæg tak!

Ovenstående eksempler er alle set fra forbrugernes side. Det skal bemærkes, at Toyotas tanke bag Poke Yoke var at hindre fejl i samleprocessen af biler. I dag tænker man ofte Poke Yoke ind i både samleprocessen og for forbrugeren.

Eksempler på manglende Poke Yoke

Eksempler på manglende Poke Yoke:

  • Isætning af batterier. Man kunne med fordel have placeret en retningsbestemt slids på siden af alle batterier, hvor man så indbyggede samme slids i elektroniske apperater. Så ville batterier altid blive sat rigtigt i.
  • Dette billede er fra en tankstation i Danmark hvor man skal vælge pumpe efter betaling…

    Problemet er blot, at de to pumper sidder modsat panelet – så hvor mange har mon trykket på “den til højre” (nr. 4) og være klar ved stander nr. 3??? 
  • Har du et godt eksempel på manglende Poke Yoke – så skriv det som kommentar til dette indlæg tak!

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom
Flexkom – Lean kurser, Lean værktøjer, Lean konsulenthjælp >

« Ældre Indlæg