Opdateret 8. dec. 2018
Organisatorisk modenhed – hvor ligger I på trappen?
En organisations modenhed i forhold til Lean er et svært begreb. I Flexkom anvender vi en model, som giver et godt overblik over de enkelte steps på en Lean-rejse. Dermed giver det også en organisation et overblik over, hvor de bør starte deres rejse mod flow, løbende forbedringer, bedre trivsel og styrket konkurrencekraft.
Video om modenhedstrappen
Vi har også lavet en video om modenhedstrappen – se den her https://leanforum.wordpress.com/2018/11/10/lean-organisatorisk-modenhed/
Hvordan ser en Lean-rejse ud?
Vi anvender en modificeret udgave af CMMI’s (Capability Maturity Model Integration) modenhedsniveauer, når vi taler om Lean-rejsen. Hvad er det for en rejse? Hvilke stop møder man undervejs?
Modenhedstrappen i arbejdet med Lean
Hvor er I henne på rejsen?
De 6 modenhedsniveauer er:
- Kaos/ustruktureret
Vi gennemfører vores opgaver, vi leverer til vores kunder…men det er mere held end forstand… Dette niveau kan man eks. opleve ved sygdom i afdelingen, hvis der ikke er struktur på opgavers gennemførsel eller hvis salgsorganisationen har fået besked på, at nu skal de lande en masse ordrer her sidst på måneden…
Kendetegnende ved “kaos” er, at vi ikke kan forudsige om vi får en god eller dårlig dag. Vi har ikke det man kalder et “forudsigeligt højt serviceniveau” (predictable excellence), men lever i en verden med brandslukning, problemløsning og “fixer-kultur”.
- Personafhængighed
Vi er væk fra kaos. Men vi er meget personafhængige. Det er altid dig der planlægger, dig der besøger den og den kunde/borger, dig der står for indkøb, dig der ved hvor man finder, dig der passer maskine B… Vi kender det vist allesammen.
Niveau 2 er kendetegnet ved, at vi ikke gør ting ens, arkiverer filer/viden/materialer forskelligt osv.
- Best Practice
Her har vi lavet aftaler for processer, indretning, rengøring, videndeling osv. Vi er måske fortsat sårbare, men ikke som på niveau 2.
Det vigtige er også, at vores aftaler bliver fulgt!
Aftaler = Standarder, procedurer, arbejdsbeskrivelser, instrukser, forretningsgange…kørt barn har mange navne!
Husk at best practice både gælder
– processens udførelse
– cirka tidsforbrug
– arbejdspladsens indretning (værktøjer, filer, viden, data)
– mål/forventninger til leveringstid, kvalitet, kapacitet osv.
Billedet nedenfor illustrerer meget godt, hvad Lean tænker. Vi ønsker ikke, at man frit kan vælge metoder, hvor viden arkiveres osv. Vi skal have defineret en fælles vej. Vejbredden definerer vi dog selv – nogle processer skal have frihed = bred vej – mens andre skal være mere præcise.
Illustration af best practice – frihedsgraden i en best practice aftale skal tilpasses til den enkelte proces
- Problemløsning og forbedringer
Ja, man kan godt lave forbedringer på niveau 2. Men de bliver på niveau 2. Hvis vi omvendt er enige om en proces – og én af os kommer med et forbedringsforslag – så er det til glæde for os alle.
Vedr. problemløsning så kræver et problem, at man har en aftalt Best Practice. Det kan eks. være et møde. Du synes, at dagsordenen er ringe udformet. Du påpeger det. Men vedkommende kan blot sige, at jeg “synes den er super udformet”. Uden en Best Practice for en god dagsorden, så kan I kun udveksle meninger…
- Kompetencestyring og udjævning
Nu bevæger vi os væk fra potentiel sårbarhed (personafhængighed) og får styr på kompetencekrav og de afledte gab i forhold til vores nuværende kompetenceniveau. Det kaldes kompetencestyring.
Derudover bruger vi kompetenceniveauet til at udjævne arbejdsbelastningen for bedre flow.
- Organisering
Nu organiserer vi os efter flow, opgaver og reducerer dermed yderligere spild. I Lean taler man om “Value Streams”. Mere realistisk er det nok, at vi organiserer os efter opgaver – kaldet Q-ROC (Quick Response Office Cell)
Læs mere
‘
